Elk bedrijf heeft tegenwoordig te maken met een grote diversiteit aan inkomende en uitgaande documenten. Bovendien zijn deze documenten voor een deel op papier en een ander deel is digitaal. Hierdoor wordt het steeds moeilijker om orde te handhaven. Het is daarom heel belangrijk om te zorgen voor structuur, eenheid en eenduidigheid, zodat u inzicht krijgt in het documentenstroom en dat u deze ook kunt bijhouden. De nieuwe White Paper ‘Digitalisering postproces’ van DDi geeft aan hoe de verschillende oganisaties op een efficiënte manier structuur kan brengen.
Digitale postverwerking
Papieren post intern verwerken vergt heel veel tijd. Dit is vastgesteld na een onderzoek van gerenmmeerde bureaus. Er is nu ook een probleem waarbij de digitale post moet worden overgebracht naar de papieren post. Dit komt door elkaar binnen waarbij er niet vanuit een centrale plek wordt gearchiveerd.
Dit probleem pak je het beste aan bij het begin: de postkamer. Er dient eenduidigheid gevormd te worden in de documenten die de organsiatie binnenstromen. Voor het koppelen van papieren en digitale document- en informatiestromen, is het belangrijk dat alles eenduidig wordt gemaakt of in een eenduidig formaat wordt veranderd. eventueel ook de digitale documenten. Scannen van inkomende stukken, deze voorzien van de juiste informatie voor de vindbaarheid en het doorsturen van deze stukken volgens een bepaalde werkstroo vormen de grondslag van een Digitale Postkamer.