Het Nederlands Kenniscentrum vraagt, na een eerste informatievraag over ERP softwareleveranciers, altijd naar welke ERP functionaliteit bedrijven precies naar op zoek zijn. Sommige organisaties komen met een wat te algemeen geformuleerd programma van eisen, vaak omdat men nog niet precies weet wat er tegenwoordig allemaal mogelijk is. Andere organisaties komen met een gedegen, goed voorbereid en zeer gedetailleerd wensenlijstje. Zo ook het bedrijf FenS BV uit Goes. Primair was er de wens om de ERP software volledig vanaf elke locatie en dus via de cloud te kunnen benaderen.
Nieuwe ERP software van FenS ingezet voor alle bedrijfsprocessen
FenS BV produceert en distribueert hoogwaardige synthetische smeermiddelen, vloeistoffen voor reinigingsdoeleinden en allerlei andere chemische middelen die worden toegepast in diverse industriële processen. Onder de merknamen Fomblin, PFPE, Berulub, Fens Lube en Halotec is de onderneming actief in verschillende sectoren. Het in Goes gevestigde bedrijf maakte begin 2014 kennis met het Nederlands Kenniscentrum. FenS BV was op zoek naar ERP software die voldeed aan een lange lijst specifieke wensen en die ingezet zou worden voor bijna alle bedrijfsprocessen. Binnen de organisatie werd al gebruikt gemaakt van ERP software van Unit4 en FenS onderzocht tijdens dit specifieke softwareselectieproces ook de mogelijkheid om hun bestaande Unit4 software uit te breiden. Voor de selectie van de nieuwe ERP oplossing werd ook een externe consultant aangezocht om het totale proces te begeleiden.
FAST FORWARD – Keuze voor ERP software Exact Online
Exact Online is voor 100% vanuit de cloud te benaderen en de hoeveelheid koppelingen die kunnen worden gerealiseerd met andere software was een significant selectiecriterium voor FenS. Andere leveranciers waar het bedrijf mee in contact kwam, boden hun ERP oplossingen aan via een private cloud waardoor elk jaar een update zou moeten worden doorgevoerd. Weer andere softwareleveranciers vielen af omdat ze wat betreft Warehouse Management ver achter liepen of helemaal geen functionaliteit aanboden danwel een kostbaar maatwerktraject in gang moesten zetten om deze ERP functionaliteit te realiseren.
Een paar essentiële ERP functies waar FenS naar op zoek was
Alle communicatie met klanten van FenS BV moest binnen het klantbeheergedeelte van het nieuwe ERP systeem worden opgevangen en geregistreerd. Ook moesten potentiële klanten (potentials) binnen de ERP software worden geregistreerd. Het opslaan van informatie gegenereerd uit klantcontacten alsmede bijbehorende mails en telefoontjes moest uiteraard ook mogelijk zijn. Na het uitbrengen van offertes, moesten prijsafspraken digitaal worden vastgelegd alsmede orders en afwijzingen worden gesignaleerd. Ook moest duidelijk zijn of het een directe opdracht betrof of dat de opdracht via de webshop was binnengehaald. FenS BV levert vaak monsters aan geïnteresseerde potentials en deze moesten geregistreerd kunnen worden. Daarnaast moest het op elk moment van de dag duidelijk zijn wat uit het magazijn was geleverd en de kredietwaardigheid van opdrachtgevers moest binnen de ERP software kunnen worden vastgelegd. Voor het inkoop- en voorraadbeheergedeelte van het nieuw in te voeren ERP oplossing, moest het mogelijk zijn het totale leveranciersmanagement binnen het systeem af te handelen. Dit betrof niet alleen het vastleggen van prijsafspraken maar ook dat men pakbrieven en vrachtbrieven makkelijker kon registeren danwel kon importeren. Het voorgaande is nog maar een klein gedeelte van het totale programma van eisen voor de nieuwe ERP software voor FenS BV, de organisatie was echt op zoek naar een totaaloplossing die alle bedrijfsprocessen kon herbergen.
Koppelen van Exact Online met andere software
Eén van de bepalende selectiecriteria van Fens was de mogelijkheid om Exact te kunnen koppelen aan andere software. Exact heeft daar tegenwoordig zijn eigen “app centre”voor ontwikkeld. Met één klik van de muis kan men hier apps downloaden en informatie koppelen aan Exact Online waardoor gegevens kunnen worden uitgewisseld. Dit betreft niet alleen maar standaard oplossingen zoals een koppeling met Outlook of Magento webshops maar ook applicaties voor klantenbeheer zoals SalesFeed en internet bankieren apps van de Rabobank of de ING. Het App Center van Exact Online vindt u hier.
Informatie over geschikte ERP leveranciers aanvragen
Het Nederlands Kenniscentrum voorziet in de informatiebehoefte van bedrijven als het gaat om de gerichte selectie van ERP leveranciers die voor hun organisatie en bedrijfsprocessen de juiste automatiseringsoplossing kunnen bieden. Ons gratis informatiepakket bevat:
- De onafhankelijke softwareselectie- en implementatiegids;
- De software selectiegids;
- Case studies vergelijkbaar met uw branche, bedrijfsgrootte en budget;
- Toegang tot de online selectietool;
- Leveranciersinformatie;
Ons informatiepakket is geheel vrijblijvend en kosteloos
Vraag hier ons software informatiepakket aan!
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen ERP aanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.