Het meest recente onderzoek van Panorama Consulting Solutions heeft uitgewezen wat vele ERP gebruikers reeds wisten: het implementeren van een ERP systeem kan een nachtmerrie en daadwerkelijk de voordelen binnenhalen kan moeilijk zijn.
In een enquêtering van 172 bedrijven, verspreid over de hele wereld, is gebleken dat slechts 35% van de ERP gebruikers van mening is dat hun laatste ERP implementatie binnen het budget is gebleven. 34% van de geënquêteerde ERP gebruikers gaf aan dat de implementatie minimaal 26% meer heeft gekost dan was berekend. Panorama schreef in het onderzoek: “Het grootste deel van de leiderschapsteams kan niet accuraat voorspellen wat het hebben en onderhouden van hun ERP systeem hen precies kost.”
De vraag werd uiteraard ook gesteld waarom de ERP implementatie meer had gekost dan was gepland. Een kwart van de deelnemers gaf als antwoord dat de scope was uitgebreid en 17% gaf als reden onvoorziene technische of organisatorische problemen op. Soortgelijke resultaten werden verkregen bij vragen omtrent de duur van ERP implementaties.
Bijna de helft van alle geënquêteerden gaf toe dat hun ERP systemen minder dan de helft van de voorspelde voordelen met zich meebracht. Hieromtrent schreef Panorama: “Organisaties die kosten en tijd omlaag willen brengen letten jammer genoeg minder op het belang van de businesscase en andere belangrijke meetactiviteiten om zo snel en goedkoop ERP systemen te installeren.” Er wordt ook vaak gediscussieerd over het feit dat vele bedrijven onnodig nieuwe ERP systemen implementeren vanwege verkeerde opvattingen over het feit dat hun huidige systeem oud is.
Er zijn echter nog bedrijven die de gewenste voordelen binnen kunnen halen. Het is weliswaar zo dat de meeste ondernemingen pas na 25 maanden de kosten van de ERP implementatie konden opbrengen, maar de terugverdientijd is meestal korter.
Volgens Panorama zijn er vijf belangrijke redenen waarom ERP implementaties niet zo goed gaan als verwacht:
- Budgetten en tijdschema’s letten niet op de behoefte voor bedrijfsprocesverbetering, organisatorisch verandermanagement, ERP softwareaanpassingen of middelentoewijzing en backfilling.
- Leiderschapsteams kiezen aan de hand van reputatie of verkooppraatjes van leveranciers voor ERP systemen, terwijl ze moeten zoeken naar systemen die werkelijk passen bij de “toekomststaat” vereisten.
- Leiderschapsteams falen in het anticiperen van de omvang van het ERP project en de invloed die het heeft op de productiviteit, het moraal of beide van de eindgebruiker.
- Niet aangepaste training is alleen gebaseerd op de technische aspecten van het ERP systeem en bereidt de gebruikers niet voor op de nieuwe processen.
- Een tekort aan gezamenlijke communicatie met eindgebruikers over de redenen voor de ERP implementatie zal invloed hebben op het succes of niet behalen van de verwachte voordelen. Bij deze voordelen wordt gedacht aan alles vanaf succesvolle aanname tot de manieren waarop leidinggevenden en andere eindgebruikers met het ERP systeem zullen werken.
De eerste manier om overschotten te voorkomen is volgens Panorama om ERP software te vinden die invulling geeft aan de behoeften van het bedrijf en die slechts aangepast hoeft te worden op gebieden die competitief voordeel met zich meebrengen.