In de hedendaagse nieuwsartikelen komen er steeds vaker berichten voor over de enorme groei van cloud computing in mkb. De term cloud is ook bij WINMAG Pro niet meer weg te denken. Verschillende onderzoeken hebben uitgewezen dat mkb’ers behoorlijk wat kunnen besparen op hun ict-uitgaven en dat steeds meer fabrikanten (willen) overstappen. Toch zijn er nog steeds veel twijfels zoals: Hoe groot is de kans op storingen? Is de beveiliging van mijn gegevens wel goed genoeg? Hoe zit het met leveringsgaranties?
Het overstappen op de cloud kan voor fabrikanten een enorme stap zijn. Tenslotte zijn je gegevens niet meer ‘bij jou’, maar alles wordt uitbesteed. Ondernemers moeten op een aantal zaken letten als zij willen overstappen naar een online kantoor-milieu.
- Structuur van de kosten
Bij de keuzen van een aanbieder moet er op de kostenstructuur worden gelet. De meeste leveranciers gaan uit van vaststaand maandelijks bedrag per gebruiker. Daarover heb je een goed overzicht, maar er moet wel altijd worden gecontroleerd wat er precies is inbegrepen in de vaste prijs. Bijbetaling bij database licenties zoals SQL, Microsoft-licenties of mobiele synchronisatie? Hoe groot is de standaard mailbox en hoeveel moet er worden bijbetaald voor additionele opslag? Men moet zich er daarnaast bewust zijn van het feit dat de dienstverlening hemelsbreed kan verschillen: Welke standaardondersteuning wordt er geleverd en hoeveel moet er worden bijbetaald als je een extraatje nodig hebt? Extra werkzaamheden die vaak voorkomen zijn onder andere internet- en hardwareproblemen, lokale problemen met printers of bekabeling.
- Veiligheid
Er moet bij potentiële leveranciers worden nagegaan of die een datacenter gebruiken of dat ze hun eigen omgeving hebben ingericht. Het is goed om bij externe datacenters te weten welke certificeringen deze heeft en waar deze precies staat. Het beste is om te kiezen voor een leverancier die twee afzonderlijke serverlocaties gebruikt, want op die manier is de kans op dataverlies nog kleiner. What about back-ups? Niet alle clouddienstenleveranciers nemen de verantwoordelijkheid om back-ups te creëren terwijl dat van essentieel belang is voor de ondernemers.
- Garantie op de levering
Je kunt bijvoorbeeld erop letten dat de aanbieder een jaarlijks of maandelijks minimaal beschikbaarheidspercentage opstelt, maar een maandelijkse is handiger dan een jaarlijkse meting. Ga na wat zij bedoelen met overmacht en wat er zal gebeuren als er storingen optreden en hoe hun helpdesk is ingericht. Daarbij is het tevens essentieel om na te gaan hoe de bedrijfsprestaties worden gemeten. Het is van essentieel belang om de leverancier goed te leren kennen voordat een goede SLA wordt afgesproken.
- Invoering
Ga na hoe lang de invoering zal duren en maak heldere afspraken over hoe lang je “uit de lucht” zal zijn. Indien er gewerkt wordt met softwarepakketten die bedrijfsspecifiek zijn, zoals bij boekhoud- of CRM-systemen wil je die sowieso gebruiken in de online kantooromgeving. In feite kunnen bijna alle applicaties worden overgezet, maar er moet aan de leverancier worden gevraagd of zij wel ervaring hebben met de software die jij gebruikt. Dan weet je zeker dat het proces goed verloopt.
- Ondersteuning
Zoals eerder vermeld, is goede ondersteuning van groot belang voor mkb-ondernemers. Het beste is dan ook om een leverancier te kiezen die alle ict-vragen weet te beantwoorden. Daarbij moet je kritisch zijn en vragen hoe de leverancier zijn helpdesk heeft ingericht en welke stappen worden genomen als er vragen of klachten zijn. Er moet ook worden nagegaan of het gemakkelijk is om calamiteiten te melden.
Los van de bovengenoemde vijf onderwerpen zijn er natuurlijk nog een heleboel andere zaken waarop er gelet moet worden. Het is cruciaal dat er een stabiele internetverbinding is, want daarzonder kun je jouw e-mail en documenten niet betreden. De internetstabiliteit is immers belangrijker dan de internetsnelheid. Als je denkt dat jouw onderneming de komende jaren zal groeien, moet er voor een leverancier worden gekozen die verschillende pakketten en extra opties kan leveren. Het is namelijk zo dat de behoeften van een zzp’er anders zijn dat die van een bedrijf met een totaal van vijftig medewerkers.