‘Kluis’ staat er op de deur die naar een kelderverdieping leidt in Vooruit, het Gentse kunstencentrum dat toneel, muziek en andere cultuur aanbiedt. Maar hier liggen geen schatten verborgen. Achter de kelderdeur zitten vier ondernemers en softwareontwikkelaars op hun computers te tokkelen. Ze demonstreren een demoversie van de innovatieve planningssoftware voor culturele en andere organisaties die Vooruit heeft ontworpen op basis van technologie die wordt toegepast in de olie- en bankensector. Vooruit gebruikt de boekingssoftware zelf, maar richtte de spin-off Yesplan op om het product te commercialiseren. Geholpen door het investeringsfonds CultuurInvest zou Yesplan wel eens een nieuwe trend kunnen zetten in de culturele wereld.
Ingewikkelde organisatie
De culturele branche weet heel goed dat de besparingen in de toekomst resulteren in minder cultuursubsidies. Met het schrikbeeld van de draconische besparingen in Nederland in het achterhoofd en aangespoord door Vlaams minister van Cultuur Joke Schauvliege (CDV) tot meer ondernemerschap, nemen steeds meer culturele instellingen of ondernemers daarom zelf het initiatief. Vooruit loopt al jaren voor op dat vlak. Het cultuurhuis paste het oude ondernemersadagium toe door een frustratie te veranderen tot businessidee. Wouter Vermeylen, directeur van Yesplan en daarvoor beheerder van gebouwen, infrastructuur en technologie bij Vooruit: “ERP-systemen (software om basisprocessen te beheren, nvdr.) van grote bedrijven zoals SAP en Microsoft zijn te algemeen en duur voor een instelling als Vooruit, terwijl de nicheproducten niet voldeden aan onze criteria.” Dat is een groot probleem voor een instelling die een sterke operationele ruggengraat nodig heeft. Vooruit organiseert jaarlijks ruim 2000 evenementen en voor elk evenement zijn er verschillende mensen bevoegd om de zaal te boeken, de marketing en communicatie te doen, voor materiaal en mensen te zorgen of hotels en transport voor de artiesten te regelen. Vermeylen: “De coördinatie was moeilijk en de foutenmarge lag hoog. Er is daarom besloten zelf een gebruiksvriendelijk ERP-systeem te ontwikkelen dat de problemen oploste.”
De boekingssoftware van Yesplan dient als voorbeeld van software as a service: klanten huren de software en hoeven zelf niet te investeren in onderhoud of servers. Seizoensgebonden organisaties zoals muziekfestivals kunnen besparen omdat ze nu in staat zijn de software alleen te huren in de zomermaanden. Programmatoren die in het buitenland met een artiest onderhandelen hebben bovendien op elk moment toegang tot het systeem.
Financiering
Vooruit verkocht de software in ruil voor aandelen aan zijn spin-off Yesplan, dat 325.000 euro opbracht bij CultuurInvest (in de vorm van aandelen en een achtergestelde lening). Externe financiers en banken zorgden voor 425.000 euro bijkomende middelen, het IWT gaf een beurs en ook het Agentschap Ondernemen en incubator Innotek ondersteunden de oprichting. Het bedrijf telt intussen zeven werknemers. De spin-off heeft alleen maar voordelen voor Vooruit: dankzij de boekingssoftware kan het kunstencentrum nauwkeuriger werken. Het personeel besteedt bijvoorbeeld minder tijd aan administratie en kan zich zo focussen op zijn inhoudelijk werk. Dat vergroot hun motivatie. Wanneer Vooruit binnen een aantal jaar zijn aandelen verkoopt, hoopt het een stevige winst die het kan investeren in zijn werking of andere spin-offs.