De Vastgoedbeschermer BV werkt aan structurele oplossingen voor leegstaand vastgoed. Dé Vastgoedbeschermer (let op dé apostrof) is specialist in het tijdelijk beheer van leegstaand vastgoed en herstructureringsprojecten. Daarnaast biedt deze organisatie woningzoekenden, ondernemers en kunstenaars betaalbare woonruimte en werkruimte aan door heel Nederland. Kees Buijs, operationeel manager en projectverantwoordelijke voor de softwareselectie van het bedrijf, nam in juli 2015 contact op met het Nederlands kenniscentrum. Hij was op zoek naar geschikte CRM software en had een specifiek wensenlijstje. Naast de normale CRM functies zou er ook een speciaal ticketingssyteem moeten komen.
Waarom men op zoek was naar nieuwe CRM software
Op het moment van de aanvraag maakte De Vastgoedbeschermer al gebruik van een CRM oplossing van SuperOffice. Men was er echter niet zo over te spreken omdat deze software eigenlijk niet geschikt was voor hun branche. Men wilde specifiek een financieel pakket geintegreerd zien in de nieuwe CRM software en daar was zeker nog geen sprake van. Men gebruikte ook nog apart een zelfgemaakte webapplicatie voor de buitendienst. Opgeteld maakte men binnen de organisatie dus gebruik van drie verschillende, apart functionerende software-eilanden en dat betekende in de praktijk veel overtyp- en controleerwerk. Kees Buijs formuleerde het probleem op unieke wijze;
We laten nu onze bedrijfsprocessen bepalen door de onmogelijkheden van het systeem en dat is niet de bedoeling. Kees Buijs – De Vastgoedbeschermer BV
De belangrijkste onderliggende wens; nooit meer dubbel werk!
Om het nieuwe CRM systeem te selecteren wilde men eerst alle bestaande bedrijfsprocessen en taken per afdeling in kaart brengen om vervolgens te kijken hoe men de nieuwe situatie kon schetsen. Zo moest een geheel nieuwe blauwdruk tot stand komen. Het nieuw te implementeren CRM systeem moet in ieder geval flexibel en gebruiksvriendelijk zijn en makkelijk te koppelen zijn aan andere applicaties. Er was een urenregistratiemodule nodig alsmede een manier om opdrachtgevers, eigenaren, huurders en/of bewoners toegang te geven tot één webportal waarin gegevens en informatie kon worden ingekeken of aangevuld. De nieuwe CRM software zou ook moeten worden gekoppeld aan de website van De Vastgoedbeschermer.
CRM met ‘Ticketing Systeem’ en webportal voor stroomlijnen communicatie
Een andere primaire wens van De Vastgoedbeschermer BV betrof een ticketingsysteem met ook een mogelijkheid om een ‘mijn omgeving’ te creëren waarin opdrachtgevers alles konden volgen wat er met het desbetreffende beschikbaar gestelde pand gebeurde. Bovendien zouden binnen het systeem ook klachten en storingen moeten kunnen worden geregisteerd waarna gelijk actie kon worden genomen door de buitendienst. Communicatie met de buitendienst was dan ook een belangrijke functionaliteitswens. Bovendien moest er een handige methode worden gevonden om op locatie contracten te kunnen tekenen om deze daarna gelijk centraal op te kunnen slaan. De gang naar kantoor voor het maken van fysieke kopieën moest, als het even kon, vermeden moeten worden.
De selectie van mogelijke CRM-softwareleveranciers voor De Vastgoedbeschermer BV
De softwarewensen van De Vastgoedbeschermer waren niet alledaags. Vooral het Ticketing Systeem was een behoefte waar niet elke CRM leverancier gelijk aan zou kunnen voldoen. Vooralsnog werden partijen als Efficy en Ctac in staat geacht om deze specifieke functionaliteit te kunnen faciliteren. In maart 2016 gaf Kees Buijs een inkijkje in het vevolg van het CRM softwae selectietraject. Er was nog geen keuze gemaakt maar hij had al wel met meerdere leveranciers contact gehad. Er was een shorlist ontstaan van drie partijen: Een Microsoft Dynamics CRM oplossing van DotWood CRM uit Amsterdam, de software van Afas en een softwarebedrijf met een wonderlijke naam; Betty Blocks. Met deze laatste was men inmiddels druk in gesprek. De diverse overwegingen die voor de uiteindelijke keuze zorgden, werden alsvolgt geformuleerd;
We hebben voor Betty Blocks BV gekozen en de reden is alsvolgt; Afas viel af omdat het te standaard was met veel voors en tegens. Bovendien was onze branche wat te specifiek voor Afas. Microsoft Dynamics NAV viel ook af omdat we hiermee wel wat konden maar door de noodzakelijke aanpassingen zou dit echt veel te duur worden. Wij zouden dan bijvoorbeeld te maken krijgen met een apart ontwikkelde vastgoedmodule, veel maatwerk dus. We hebben te maken met opdrachtgevers, vastgoedeigenaren, makelaars én gebruikers. Al deze partijen willen we op dezelfde manier bedienen met een webportal. We wilden ook dat er reparatieverzoeken ingediend kunnen worden. Dat portalgedeelte was dus te duur en daarom viel Microsoft af. Betty Blocks zit er precies tussen in. Het is standaard maar met niet al te veel maatwerk.
Over Betty Blocks BV
Betty Blocks BV, gevestigd in Opdam, levert een ‘Application Platform as a Service’ (aPaaS) waarmee bedrijfsapplicaties kunnen worden gebouwd zonder dat specifiek op detailniveau hoeft te worden geprogrammeerd. Dat maakt de ontwikkelingstijd van een bedrijfsapplicatie dan ook substantieel korter. Of het nu gaat om een CRM-oplossing of een uitgebreide applicatie met koppelingen naar andere systemen, het Betty Blocks platform zorgt voor allerlei bouwstenen die per bedrijfproces kunnen worden ingezet. De slogan ‘Vele tools maken licht werk’ illustreert de achterliggende gedachte van het platform. Het bedrijf ontwikkelt steeds nieuwe bouwstenen om het platform zo compleet en zo flexibel mogelijk te houden.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en CRM softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van CRM software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.