Total Air Care zet zich in voor het ‘luchtzijdig’- en technische onderhoud van gebouwen. Soms voor een vastgoedbeheerder, maar ook direct voor bijvoorbeeld VVE’s, kantoren of ziekenhuizen. Door de uitbreiding met AVS Bouw was het bedrijf ook inzetbaar voor diverse bouwactiviteiten en het onderhoud van de mechanische ventilatie, airconditioning systemen en cv-ketels. Men zocht naar nieuwe ERP software om een aantal bedrijfsprocessen efficiënter in te richten. Uit hoofde van toenmalige stagiair Morven van Sliedrecht, verbonden aan de Erasmusuniversiteit Rotterdam, werd in november 2016 contact opgenomen met het Nederlands Kenniscentrum. Total Air Care beschikte over een storingsdienst en een aantal mensen in de buitendienst, het zou handig zijn als iedereen met hetzelfde systeem project- en ureninformatie kon verwerken. Er was haast geboden want de organisatie was bezig aan een stevig groeifase.
Voor de storingen zullen er twee mensen zijn die het systeem op kantoor gaan gebruiken en één in de buitendienst. Maar dat gaat zeer binnenkort uitgroeien naar meer. Voor de bouw- en luchttechniek gaan er zes kantoormensen mee werken en ook zes in de buitendienst. We willen snel iets aanschaffen.
Chaotische documentatie belangrijkste reden om op zoek te gaan naar ERP software
Op het moment van contact met het NKC was er nog geen overkoepelend systeem bij de organisatie in gebruik. De belangrijkste reden om nu echt op zoek te gaan naar software was dat de projecten dusdanig groot werden, dat het documenteren ervan redelijk chaotisch aan het worden was. Binnen de organisatie werd PerfectView en Excel gebruikt en voor de financiële administratie Exact Online en software van King Business Solutions. De informatie raakte veelal versnipperd en men begon het overzicht kwijt te raken.
Bezoek aan de Kennisdag van het NKC en bijbehorend advies mogelijke ERP leveranciers
Samen met twee andere collega’s bezocht mevrouw van Sliedrecht op 29 november 2016 de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum. Tijdens deze dag komen informatieaanvragers die meer willen weten over geschikte ERP systemen 1-op-1 in contact met vertegenwoordigers van deze systemen. Dat werkt vooral productief en verhelderend. Mensen krijgen op deze manier binnen betrekkelijke korte tijd inzicht in de diverse systemen en hun mogelijkheden. Al eerder had het Nederlands Kenniscentrum een advies neergelegd bij mevrouw van Sliedrecht om te gaan kijken naar leveranciers als AFAS, Ridder Data Systems, B-Informed en de Herke ICT group.
Op zoek naar ERP software met goede planningsmodule, inkoop en automatische facturatie mogelijkheden
Via Morven van Sliedrecht werd er een compleet lijstje eisen en wensen neergelegd bij het Nederlands Kenniscentrum. Deze bestonden uit enerzijds wensen om de inkoop en planning overzichtelijk te kunnen maken en anderzijds geautomatiseerde methoden om bijvoorbeeld facturen te kunnen aanmaken en functionaliteit voor de buitendienst waaronder het kunnen aanmaken van werkbonnen. Bovenal moesten alle afspraken met klanten en die van de storingsdienst van het bedrijf goed inzichtelijk worden gemaakt met behulp van de nieuwe ERP software. Overzicht, inzichtelijkheid en efficiëntie waren de belangrijkste wensen.
Uiteindelijk werd gekozen voor Gilde software aanbevolen vanwege een aantal redenen. De prijs was niet onbelangrijk, vooral als men keek naar wat men daarvoor terug kreeg zoals de bijbehorende trainingen en goede hulp bij implementatie van de software.
De andere uit onze selectie waren AFAS en Exact die via het Nederlands Kenniscentrum op de shortlist gekomen zijn. AFAS sloot naar onze mening minder aan op onze industrie met functies als verkoop en inkoop, dan zou dat losgekoppeld moeten worden. Exact kon dat volgens ons helemaal niet. De andere partij, Ridder, zag er wel goed uit maar was naar onze mening te duur. Verder hadden we nog contact met B-Informed, maar die reageerde te laat, we hadden onze shortlist eigenlijk al op orde. Herke ICT was ook te laat met reageren en dat was jammer, anders hadden ze op de shortlist gestaan.
Over Gilde Software
Gilde Software richt zich vanaf 1994 op software voor projectmatig werkende en dienstverlenende MKB-bedrijven zoals bijvoorbeeld installateurs, schilders en dakdekkers. Boekhouding en administratie vormen een geïntegreerd onderdeel van de projectmatige ERP software van Gilde. Die oplossing heette lange tijd ‘Handsoft’ voor het kleinbedrijf en ‘Handsoft Pro’ voor de wat grotere organisaties. Sinds 2014 biedt Gilde haar automatiseringsoplossing aan als “Het Gilde -Systeem”. Inmiddels is Gilde Software één van de marktleiders in de schilders- en afbouwbranche, in de carrosseriebranche en in de dak- en gevelbranche. In de installatiebranche groeit het bedrijf anno 2017 nog volop. Het Gilde ERP pakket bestaat uit de basismodules relatiebeheer & CRM, calculeren, projectadministratie & projectbewaking en factureren. Het is naar wens uit te breiden met elf andere modules: Artikel- & Normenbeheer, Personeelsbeheer & HRM, Materiaalbeheer, Planning, Logistiek & Magazijnbeheer, Winkelverkoop, Service & Onderhoud, Mobiel werken, Financiële administratie, Documentmanagement & Webportaal alsmede Workflowmanagement.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van branchespecifieke ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.