SOHODOX is documentmanagementsoftware voor kleine bedrijven. Deze software is enorm gegroeid. In 2012 was de software 14 jaar in de documentbeheermarkt. ITAZ technologies, de maker van SOHODOX, gaf aan het eind van het veertiende werkzame jaar een overzicht vrij met mogelijke veranderingen en oplossingen voor 2013.
Volgens de CEO van ITAZ, Shiraz Ahmed, is het belangrijkste van documentmanagementsoftware het delen van informatie. Hij is van mening dat het de moeilijkste uitdaging is om het bedrijf hoger op te brengen. Om dit aan te pakken, concentreert het bedrijf zich op specifieke manieren om kleine bedrijven te helpen. Het eerste dat wordt aangepakt is de kennisoverdracht. De eigenaren dienen medewerkers meer toegang te bieden tot informatie. Dit kan magische gevolgen met zich meebrengen, waarbij verschillende mensen diverse patronen ontdekken, nieuwe dingen leren en andere conclusies trekken. Het is enorm waardevol om zoveel verschillende zienswijzen te vergaren.
Eigenaren moeten ook weten wat en hoe ze hun informatie delen. Volgens Shiraz Ahmed dient de eigenaar geen lijst maken van welke informatie/documenten hij deelt. De informatie moet gedeeld worden en er moet worden bijgehouden welke documenten/informatie hij liever niet met het personeel wil delen. Vervolgens dient de eigenaar te bepalen hoe hij alles organiseert. Het is nou eenmaal niet zinnig om iets te delen dat moeilijk vindbaar is.
De conclusie die hieruit getrokken kan worden is: “Ga na of je systeem wordt gebruikt en blijf zaken aanpassen aan de hand van feedback van de medewerkers. Dan zal het personeel minder vaak vragen naar informatie en zal zij de informatie zelf ophalen en sneller keuzes maken. Bedrijven zullen dus effeciënter opereren en de eigenaren kunnen zich beter concentreren op andere zaken binnen het bedrijf.”