Bij Stichting WoonGoed 2-Duizend werd bepaald dat de afhandeling van facturen anders verwerkt moet worden. Facturen werden te laat betaald, raakten zoek en de status van openstaande facturen was vaak onbekend. Aangezien de woningcorporatie al jaren gebruik maakte van Decos als postregistratiesysteem, voor onder meer de uitgaande post en het digitaliseren en beheren van informatie, zoals woning- en huurdossiers, was het een logische stap om ook de digitale verwerking van facturen met Decos te doen.
Anouk Jennen, coördinator DIV en applicatiebeheerder: “Het is snel gegaan. Na een demonstratie van de factuurverwerkingsoplossing hebben wij snel besloten en binnen 3 maanden waren we live. Sindsdien ervaren we direct de voordelen. Facturen raken niet meer zoek, zijn altijd digitaal beschikbaar en de status van een factuur is altijd duidelijk. Als er een vraag over een oude factuur is, kan deze snel beantwoord worden. Dit levert ons enorme tijdwinst op. Als een factuur bijvoorbeeld nog niet goedgekeurd is, omdat deze in de wacht staat vanwege een meningsverschil, is het handig als dit direct duidelijk is voor de crediteurenadministratie.”
“Dankzij de samenvoeging met ons financiele systeem kunnen goedgekeurde facturen als batch doorgezet worden voor betaling. Een flink voordeel, want voorheen moest dat factuur voor factuur.”
Jennen: “Hoewel kwaliteit de belangrijkste reden was om de factuurverwerking te digitaliseren, levert het ook een besparing op. We hebben vooraf een berekening laten maken, waaruit bleek dat de investering binnen twee jaar terugverdiend zou zijn. Het is de bedoeling om de tijdwinst nuttig in te zetten voor andere zaken.”