Een implementatie van nieuwe software is geen makkelijke aangelegenheid. Een gedegen voorbereiding, betrokken projectleden en mensen met kennis van zaken zijn onmisbaar. “Als we alles van tevoren hadden geweten, dan hadden we er nog een extra nachtje over geslapen. Maar nu we werken met EasyProject, merken we dat het absoluut alle moeite waard is geweest!”, zegt Danielle Schilt, projectleider voor de implementatie bij Schilt.
Danielle Schilt, van Schilt klimaattechniek, airconditioning, luchttechniek, luchtkanalen en rookkanalen, gevestigd in Meerkerk
Ondersteuning van het totale bedrijfsproces
“We hadden behoefte aan een pakket dat ons totale bedrijfsproces ondersteunt. Dat houdt in dat we extra aandacht hebben besteed aan onderdelen als Service & Onderhoud, Projectbewaking, Handel en Magazijn. Natuurlijk moest het ook een pakket zijn dat meerdere BV’s ondersteunt, want wij werken namelijk vanuit verschillende BV’s. Onze selectie heeft ruim een jaar geduurd en uiteindelijk is onze keuze op Acto gevallen, omdat zij als enige alle componenten in huis hebben die wij zochten.”
Dit is Schilt
Bij Schilt werken ruim honderd medewerk(st)ers die een gezamenlijke omzet realiseren van zo’n € 25 miljoen. De gestage groei van de Schilt-bedrijven is vooral het resultaat van het leveren, respectievelijk het leveren en monteren van hoogwaardige producten met flexibele, goed gemotiveerde medewerk(st)ers die in een vlakke organisatie zorgen voor een optimaal resultaat.
De Schilt-bedrijven zijn gespecialiseerd in het leveren, monteren, in bedrijf stellen en onderhouden van componenten en systemen voor het verkrijgen van een aangenaam binnenklimaat in kantoorgebouwen, ziekenhuizen, verpleeghuizen, horecagelegenheden, bedrijfspanden, laboratoria, werkplaatsen, woonkamers, slaapkamers etc.
Betrokken Acto consultants
“Het is een hele klus geweest. Soms moet je de kar trekken en duwen tegelijk. Maar de consultancy-afdeling van Acto is goed georganiseerd. Er werken mensen met veel kennis van zaken, die bij een implementatie ook echt betrokken zijn bij de klant”, vertelt Danielle Schilt. Na de contractondertekening zijn er eerst interviews geweest om een definitieve keuze te maken qua werkprocessen en beoogde resultaten. “Daarna hebben we ervoor gekozen om via simulaties de gevolgen van de gemaakte keuzes aan te tonen en in de praktijk te toetsen.” “Er bleken nog diverse bedrijfsspecifieke aanpassingen nodig te zijn. Wij hebben bijvoorbeeld door verschillende magazijnen af en toe negatieve voorraad. Dat stond het systeem niet toe, heel logisch maar voor ons wel wenselijk.” “Al met al hebben deze aanpassingen uiteindelijk tot gevolg gehad dat Schilt een aantal maanden later live ging dan we in eerste instantie hadden gepland.”
Een goed projectteam, draagvlak binnen de organisatie
Danielle Schilt wil graag een tip geven naar andere organisaties die in een selectietraject zitten. “Het is ontzettend belangrijk om bij je eigen bedrijf én vanuit de leverancier (in dit geval Acto) te zorgen voor betrokken projectleiders die echt de touwtjes in handen houden. Het is belangrijk een groot draagvlak binnen je bedrijf te creëren. Een goed projectteam is hiervoor onmisbaar.” Daarnaast vindt ze het belangrijk dat je niet te vroeg live gaat. “Wanneer je alles stukje bij beetje doet, wordt het een onduidelijke zaak. Beter alles één keer ‘over night’, en desnoods maar later dan gepland. Je kiest met EasyProject immers voor de kwaliteit van je bedrijfsvoering.”