Jaarlijks komen bij Scapino, dat ook ook sinds 1996 Finall van Bizon Software gebruikt, ca. 15.000 inkoopfacturen binnen waaraan 25 budgethouders hun goedkeuring moeten hechten. Handmatige verwerking daarvan gaf veel logistieke rompslomp en was een tijdrovende zaak, Vandaar dat Scapino zijn keuze heeft laten vallen op de geïntegreerde oplossing voor factuurscanning en -verwerking FactFlow van Bizon Software. Ook de facturen die binnen België moeten worden afgewerkt zal Scapino via FactFlow gaan archiveren en routeren.
Finall FactFlow digitaliseert de door Scapino ontvangen facturen direct na binnenkomst met behulp van een scanner. De hele verdere routing van de factuur vindt daarna digitaal plaats. FactFlow herkent vooraf bepaalde factuurgegevens, zoals crediteur, bedrag, datum etc., automatisch. Op basis van de aldus verkregen informatie wordt de boeking gemaakt in Finall. Vervolgens gaat de factuur in digitale vorm automatisch ter accordering naar de verantwoordelijke budgethouders. Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling en komt deze automatisch op de juiste betaaladvieslijst.
Bij Scapino weet men dankzij FactFlow op elk moment precies waar een factuur zich bevindt. In het direct vanuit Finall te benaderen digitale archief is iedere factuur snel op te vragen.
Het enorme papieren archief is bij Scapino verleden tijd. Er wordt efficiënter gewerkt, het eenvoudige werk is geautomatiseerd en er is meer tijd voor controle en optimalisatie.
Bronnen: DMScentraal & Bizon software