Recentelijk heeft OpenSesame ICT in samenwerking met de IJsselgroep een koppeling tussen OpenIMS Document Management Server en Gmail ontwikkeld. De IJsselgroep is één van de relaties van OpenSesame ICT.
DMS documenten via Gmail versturen
De bedrijfskritische documenten worden vastgelegd in OpenIMS DMS. Als een medewerker documenten wil doorgeven aan Gmail dient deze eerst een set van documenten in het DMS te selecteren. OpenIMS geeft zowel hyperlinks naar een bestand(en) of de bestanden als attachments mee. De medewerker in kwestie kan dan het e-mailbericht versturen via Gmail.
Registratie van e-mailberichten vanuit Gmail in OpenIMS DMS
Belangrijke e-mailberichten kunnen vanuit Gmail doorgestuurd worden naar OpenIMS DMS. Vervolgens worden de e-mailberichten gelezen door OpenIMS en daarna wordt het e-mailbericht toegewezen aan de medewerker die het bericht naar het DMS heeft geforward. Al deze berichten worden in het dossier van de medewerker in kwestie geplaatst. Vervolgens kan deze medewerker binnen OpenIMS het betreffende bericht op de juiste plek archiveren. Speciaal voor de IJsselgroep worden de e-mailberichten naar PDF formaat geconverteerd en in OpenIMS DMS geplaatst.
OpenIMS – Gmail autorisatie – Google docs
Binnen OpenIMS is er een koppeling met Gmail ontwikkeld die automatisch berichten kan creëren in de e-mailbox van een Gmail account van een bepaalde medewerker. Bovendien is er een toolkit beschikbaar voor het uitwisselen van documenten met Google docs en OpenIMS DMS.