De hoeveelheid geld die zonder reden bij ministeries, waterschappen, gemeenten en provincies weglekt, is niet bekend, omdat dit door niemand wordt bijgehouden. Eén van de verliesposten is dat er dubbel wordt betaald. In een grote stad worden er elk jaar ongeveer 40.000 facturen afgewerkt en bij kleinere gemeenten is dat zo’n 20.000. Als er dubbel wordt betaald, kunnen de onnodige kosten behoorlijk oplopen en enorme schade aanrichten. Onbewust erkennen overheden ook spookfacturen of ze maken geld over naar rekeningnummers van onjuiste rekeningnummers.
Het is zelfs lastiger als er geen vergissing gemaakt wordt, maar als het om opzettelijk bedrog gaat. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer die facturen moet sturen voor werk dat niet verricht is, dat geld incasseren op naam van een bedrijf. Jurgen Van Vliet van Deloitte Risk Services zegt: “We kennen een voorbeeld waarbij diverse betalingen van in totaal drie ton naar een banknummer dat ook bekend was bij de salarisadministratie van de betreffende organisatie. Door de salaris- en crediteurenadministratie over elkaar heen te leggen, rolde dat eruit en kon men actie ondernemen.”
Latent
De ‘geldstroomanalyse’, een hulpmiddel dat ontwikkeld werd door Deloitte, controleert de uitgaande geldstroom van bedrijven aan de hand van onregelmatigheden. De software is speciaal ontwikkeld en verbindt diverse databases: het crediteurenbestand, het betaalbestand, het personeelsbestand enzovoorts. Van Vliet zegt: “In die software zitten programmeerregels waarmee we signalen van mogelijk onrechtmatige betalingen oppikken, die anders onzichtbaar blijven.
Het kan gebeuren dat dezelfde factuur dubbel voorkomt, een maal zonder en een maal zonder punt in het betalingskenmerk bijvoorbeeld. Het kan ook dat een bepaald adres voorkomt in zowel de crediteuren- als personeelsadministratie. Van Vliet zei daarover dat er dan nog niets aan de hand hoeft te zijn, maar dat het systeem dat dan wel als een signaal ziet.
Overheden praten liever niet over verkeerde betalingen, maar concerncontroller Jan Aleman van waterschap Hollandse Delta doet daar wel zijn zegje over. Al doet hij dat slechts omdat hij de ontwerper is van de financiële administratie van het waterschap aan de geldstroomanalyse van Deloitte en het systeem niet allerlei vreemde uitkomsten heeft geboden. Aleman zei: “Toen ik hier kwam werken, was mijn belangrijkste opdracht het professionaliseren van de financiële functie. We hebben onder meer de interne controle flink aangescherpt. Iedereen zei vervolgens dat het allemaal goed werkte, maar ik wilde graag een objectieve toets.” Zijn wens ging verder dan slechts de financiële specialisten van het waterschap. Aleman vervolgde: “Omdat we personeelsgegevens overdroegen, moest de ondernemingsraad ermee instemmen. Verder hebben we ons voornemen gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens en toestemming gekregen.”
Declaraties
Alhoewel er geen dubbele factureringen of onregelmatigheden werden gesignaleerd, leverde de analyse van de geldstroom toch een aantal signalen op. Aleman zei: “Die laten zien dat we toch nog een paar verbeteringen in onze administratie kunnen doorvoeren. Dat een bedrijf met meerdere bankrekeningnummers in je crediteurenadministratie zit, betekent niet dat er iets mis is, maar voor de overzichtelijkheid wil je het liever niet. Verder ontdekten we dat het niet handig is om declaraties van medewerkers via de crediteurenadministratie te laten lopen. Er was niks mis met die declaraties, maar de wijze van administreren maakt de zaak troebel. We willen alleen ‘echte’ crediteuren in die administratie. Zo’n scan levert dus mogelijkheden op om de kwaliteit van de financiële administratie en de processen daaromheen verder te verbeteren.”
Fraude
De geldstroomanalyse is ontworpen als sluitstuk van de interne controle en deze heeft bovendien een voorkomende functie. Bedrijven kunnen voor zijn op hun onvolkomenheden en zij kunnen hun systemen doeltreffender inrichten. Bart Graafland van Deloitte Risk Services zei: “Je kunt achteraf de bevestiging krijgen – of niet natuurlijk – dat je interne systemen op orde zijn, maar je kunt de resultaten ook gebruiken voor verbetering, zodat je risico’s beperkt en de efficiency vergroot. Er kan een crediteur uitrollen die jaarlijks duizend kleine facturen verstuurt. Het bespaart tijd en geld wanneer je met hem afspreekt om eens per maand te factureren.”
Bovendien is integriteit een populair onderwerp bij alle overheden. Graafland zei: “Organisaties willen bijvoorbeeld graag weten welke nevenactiviteiten hun medewerkers ontplooien. Misschien vragen ze het hen, maar de dossiers die wij op dit terrein tegenkomen zijn veelal akelig leeg. Als je een geldstroomanalyse doet, dan blijkt niet zelden dat er veel meer mensen zijn met nevenwerkzaamheden dan gemeld. Niet dat er dan meteen iets frauduleus aan de hand is, maar het is niet gemeld en daarmee een signaal dat je gaat onderzoeken.”
Volgens Graafland verschilt het per bedrijf hoe vaak het nodig is om een geldstroomanalyse te laten uitvoeren. Hij zei: “Het kan in ieder geval op elk gewenst moment, omdat we niet meer hoeven doen dan de beschikbare data in te lezen in onze data-analysesoftware. Als na de eerste keer blijkt dat er veel mis is, dan zal een organisatie na doorgevoerde verbeteringen de administratie misschien elk kwartaal door onze software willen laten analyseren. Dat zal ook zo zijn als een organisatie bijvoorbeeld wegens financiële onrechtmatigheden in het nieuws is geweest. Maar als de administratieve organisatie en interne beheersing op orde zijn, dan volstaat een jaarlijkse analyse prima.”