De Kaak Groep, met haar hoofdkantoor in Terborg, is een wereldwijde speler in totaalconcepten voor industriële brood- en banketbakkerijen en aanverwante foodsectoren. Het motto van de Kaak Groep is dan ook: “van silo tot krat”. De Kaak Group is een familiebedrijf met een leidende marktpositie in diverse markten, regio’s en landen. Voor de Kaak Groep zijn 700 personen werkzaam, waarvan 350 bij Kaak Nederland in Terborg. Charles Peters (project controlling) vertelt waarom en op welke manier tijdregistratie binnen hun bedrijf wordt ingezet. En vooral wat het hen oplevert.
Hoe wordt tijdregistratie bij Kaak Nederland ingezet?
Charles Peters: “Tijdregistratie wordt door Kaak Nederland niet alleen ingezet voor het registreren van gewerkte- en vrije uren, er zijn meer functionaliteiten. Het geeft onze werknemers inzicht in zaken, hij of zij is zelf verantwoordelijk voor de eigen uren. Het vakantiesaldo is voor de werknemers een kostbaar bezit. De vakantieplanning wordt door inzet van tijdregistratie door de medewerkers helemaal zelf geregeld. Hetzelfde geldt voor de verantwoording van ontbrekende tijd en het aanvragen van verlof. Bij Kaak Nederland BV werken we tot op de minuut nauwkeurig.”
Hoe is destijds tijdregistratie ingevoerd?
“Kaak Nederland is, al ruim tachtig jaar, een projectorganisatie. Circa twintig jaar geleden al werden de gewerkte uren handmatig op werkkaarten genoteerd. Een typiste klopte vervolgens alle gegevens in. Daarnaast werd er een aparte aanwezigheidsregistratie gevoerd welke gebruikt werd voor de salarisadministratie. Vijf jaar later volgde de overgang naar een tijdregistratiesysteem met aanwezigheidregistratie met daarin geïntegreerd het vastleggen van projecturen. Gestart werd met 3 boekingsterminals en later volgde de integratie van barcodes. Het gevolg van deze stappen was dat we overspoeld werden met mutatiebriefjes. Die moesten vervolgens weer handmatig verwerkt worden.”
Hoe is tijdregistratie nu geregeld?
“Momenteel staan er verspreid over de verschillende afdelingen 28 tijdterminals, dicht bij de werkplek. Op alle technische tekeningen zijn (project)barcodes aanwezig. In 2004 volgde de overgang naar Delta T. dat werkte met individuele badges. Enige tijd later werd de functionaliteit uitgebreid met toegangscontrole. Voor het management is eenvoudig te monitoren wie aanwezig is of met vakantie, dan wel ziek is of om een andere reden afwezig. Het is inzichtelijk welk project er loopt en we hebben overzicht en inzage in het ziekteverzuim.”
Wat wil Kaak Nederland met tijdregistratie bereiken?
“We wilden één administratief informatiepunt, ook ten behoeve van de salarisadministratie. Daarnaast moest er een koppeling komen van tijdregistratie naar ERP systeem ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf en het HRM systeem, ten behoeve van o.a. de personeelsadministratie. Op deze manier zijn we gegroeid naar de status van een projectorganisatie waarbij de gewerkte uren gevolgd kunnen worden. De verantwoording wordt vervolgens afgelegd aan het management.
De doelstellingen die we hadden gesteld: administratieve koppelingen, eigen verantwoordelijkheid van de medewerker en het aantal mutatiebriefjes omlaag, zijn gehaald. Dit betekent concreet ‘open naar de mensen in informatie’. Er zijn geen discussies meer. Omdat medewerkers zelf hun uren kunnen inzien liep het aantal informatievragen fors terug. Een verlofaanvraag van een werknemer is na een dag verwerkt. Er is transparantie over verloftegoeden of salarisafrekening (qua uren). Het aantal mutatiebriefjes daalde – zoals gewenst – van 1000 naar 150 mutaties per maand.”
Wat levert tijdregistratie op?
“Voor ons betekent tijdregistratie kort samengevat: flexibiliteit, snel kunnen schakelen, sturen en efficiency. Kaak Nederland werkt met circa 50 verschillende uitzendorganisaties. Met één druk op de knop worden de gewerkte uren naar uitzendbureaus gecommuniceerd. Zonder tijdregistratie zouden we een enorme hoeveelheid werk moeten verzetten om hetzelfde resultaat te kunnen bereiken. Aanvankelijk was men sceptisch, maar bekendheid met het systeem groeit met de tijd, men krijgt er vertrouwen in.”
Wat zijn wensen voor de toekomst?
“Er blijven altijd wensen om nog sneller en beter te werken. Het genereren van capaciteitenrapporten vanuit het tijdregistratiesysteem is iets wat we graag willen. Het kunnen plannen van de bezetting, het genereren van een dienstreisplanning en een montageplanning staan op onze wensenlijst. Daarnaast willen we de leidinggevenden de mogelijkheid geven om zelf allerlei rapportages te kunnen maken.”