Organisatieadviesbureau APX Interim zocht in juni 2016 contact met het Nederlands Kenniscentrum. De adviseur van het bedrijf was op zoek naar een geschikt ERP systeem voor een klant. Deze gebruikte al Exact Online maar dit vond men niet meer voldoende. De klant was bezig aan een stevige groeifase en dus zocht men naar ERP software die dit makkelijker kon bijbenen. Naast functionaliteit op administratief/financieel gebied wilde men ook kunnen beschikken over goede CRM functionaliteit zodat de afdeling sales nog beter uit de voeten kon. Het moest evenwel een geïntegreerd pakket zijn, alles moest in één centraal ERP systeem passen.
Software selectietraject ERP software voor ‘financial management’
Het bedrijf waarvoor het adviesbureau werkte, organiseerde diverse vergaderingen om de wensenlijst helder te krijgen. Het opstellen van een goede Request for Proposal (RFP) had nog heel wat voeten in de aarde. In totaal werd het RFP neergelegd bij 10 leveranciers van ERP software, leveranciers die mede door de selectiecriteria van het Nederlands Kenniscentrum waren voorgesteld. Partijen als Exact, Juicy Pear, QBS Main Dashboard maakte daar onder meer deel van uit. Er werd goed gekeken welke systemen de datamigratie makkelijk aankonden en welke software beschikten over zowel goede inkoopfunctionaliteit als rapportagemogelijkheden. Twee leveranciers van ERP software kwamen tijdens de laatste ‘shifting’ bovendrijven, Exact Nederland en Visma. In december 2016 was de keuze voor 90% bepaalt.
We hebben een hoop workshops gedaan en de datamigratie is eenvoudiger bij Exact, de debiteuren- en incassomogelijkheden zijn naar onze mening weer beter bij Visma. Daarenten zijn de rapportagemogelijkheden weer beter bij Exact maar Visma is weer beter met crediteuren, inkoop- en bestelmodules. De prijzen lagen dicht bij elkaar. De reden voor onze uiteindelijke keuze was een combinatie van mogelijkheden. Maar de kennis die Exact heeft omtrent implementatie is erg goed en dat gaf veel vertrouwen.
Waarom overstappen naar Exact Financials?
Deze specifieke softwarecase gaat over een bedrijf dat al jaren Exact Online gebruikte. Vooral de groei van het bedrijf en de complexiteit van bedrijfsprocessen was reden om over te stappen naar Exact Financials. Dit overkoepelende ‘financial management’ softwaresysteem biedt dan ook een bredere focus op alle financieel/administratieve bedrijfsprocessen die binnen een organisatie spelen. Exact Financials is dan ook volgens de mensen die ermee werken veel meer dan boekhouden of factureren alleen, het biedt zicht op alle financiële aspecten die binnen een organisatie spelen.
De complete productopsomming van Exact bestaat anno 2017 uit zeven hoofdplatformen; Exact Online, Exact Globe, Exact Synergy, Exact Financials, Exact AEC, Exact Insights en Exact Consolidation. Exact Online kent al vele mogelijkheden op het gebied van financieel/administratief beheer maar vooral grotere bedrijven stappen al snel over naar Exact Financials voor integratie van meerdere bedrijfsprocessen. Deze ERP software wordt ook veelvuldig gekoppeld aan andere branche- en bedrijfsspecifieke systemen en Business Intelligence systemen zoals Cognos, Business Objects en Qlikview. Exact Financials Enterprise beschikt hiertoe over een uitgebreide set van standaard koppelingsmogelijkheden. Exact Financials is in te zetten op Windows, UNIX en LINUX platformen. Als onderliggende database kan gekozen worden uit Microsoft SQL Server, Oracle en Progress.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.