Vandaag is de nieuwe website van de gemeenteraad Emmen gelanceerd. Op deze website zijn alle commissie- en raadsstukken toegankelijk. Het bijzondere hiervan is dat de gemeente erin is geslaagd de gegevens uit het Corsa-systeem waarmee raads- en commissiestukken worden geregistreerd, geautomatiseerd op de site zichtbaar te krijgen. Hiervoor tekende het internetbedrijf GemeenteOplossingen uit Groningen.
Leverancier BCT uit Amstenrade ondersteunde de gemeente Emmen bij het beschikbaar stellen van de gegevens uit het document managementsysteem Corsa. De gemeente Emmen zelf ontwierp de site, waarbij veel aandacht is besteed aan gebruiksgemak en vindbaarheid van documenten.
Het websysteem van GemeenteOplossingen, waarmee de webpagina’s worden gemaakt, behoort tot het modernste in Nederland en voldoet aan de strengste toegankelijkheidseisen voor bijvoorbeeld slechtzienden. Via de internet-programmeertaal XML komen nu alle documenten rechtstreeks uit Corsa geheel automatisch op de juiste plaats in de site terecht en met de juiste, gebruikersvriendelijke, vormgeving. De XML-taal functioneert als een soort verbindingssluis tussen Corsa en het websysteem. Op de ‘oude’ website van de gemeenteraad gebeurde dit nog handmatig. Dus zodra er stukken in Corsa waren geregistreerd en geplaatst, moest dat ook nog eens handmatig op de website gebeuren. Deze site ontving overigens in mei 2006 nog de prijs ‘Beste site van Raad en Staten in 2006’, van de landelijke Vereniging van Griffiers, vanwege onder andere actualiteit en compleetheid.
Raadsleden loggen in op besloten deel
De nieuwe site bestaat uit een openbaar en besloten deel. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden en bevat documenten die een niet-openbaar karakter hebben, omdat er bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van burgers in staan. Overigens heeft de gemeente in het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur de taak om zoveel mogelijk documenten op het openbare internet te plaatsen.
Vernieuwend
Naast de rechtstreekse koppeling met Corsa is er nog een aantal andere vernieuwende zaken te melden. Zoals een e-mail abonnement. Burgers en raadsleden kunnen zich hiermee abonneren op raadsnieuws. Zodra er nieuwe stukken op de site worden geplaatst, ontvangen de abonnees hiervan per mail bericht. Daarnaast is het onderdeel ‘thema’s’ ontwikkeld. Uit de informatie-analyse, die vooraf ging aan het bouwen van de nieuwe website, bleek dat met name raadsleden veel prijs stellen op dossiervorming rondom bepaalde thema’s. Zo zijn nu bijvoorbeeld de lokale thema’s als ‘theater’ en ‘Wmo’ op de site beschikbaar. Het aantal thema’s zal de komende maanden nog verder worden uitgebreid.
Actualiteit
Uit onderzoek is gebleken dat sitebezoekers veel waarde hechten aan actualiteit van een website. Of andersom: als een site niet actueel is, wordt deze als niet betrouwbaar ervaren. Daarom is veel aandacht besteed aan redactioneel beheer. De site bevat een apart nieuwsdeel en onder het tabblad ‘organisatie’ staat veel actuele informatie over onder meer het raadswerk, portretten van de leden van de raad (in ‘Ken uw raadslid’), het werk van de Rekenkamer, het Presidium en de Griffie. Ook alle collegebesluiten zijn in de site opgenomen. En vanwege het feit dat er nu een rechtstreekse koppeling met Corsa is, zullen altijd de meest actuele raadsstukken op de website toegankelijk zijn.
Ontwikkeling
De nieuwe website is in opdracht van de gemeenteraad ontwikkeld door de Griffie en de teams Communicatie, Multimedia en de afdeling Informatievoorziening en Infrastructuur van de gemeente Emmen. De ontwikkeling duurde zes maanden. De gemeenteraad had eerder in 2006 hiervoor € 30.000 ter beschikking gesteld.
Bronnen: DMScentraal & Emmen