Verzekeringskantoren krijgen veel poststukken zoals wijzigingen, offertes, schademeldingen en assurantiebewijzen van onder andere assurantiebedrijven. Deze poststukken worden meestal wel gedigitaliseerd, maar er kunnen meer resultaten gehaald worden door verbetering van de verwerking van deze stukken. Verzekeringskantoren kunnen aanzienlijk wat tijd, financiën en moeite besparen door de in- en uitgaande postverwerking zowel te digitaliseren als te verbeteren volgens Thom Menssink, Directeur van DDi Document Software uit Hoofddorp.
In de praktijk blijkt dat veel activiteiten op de verzekeringsmarkt nog tamelijk conventioneel zijn. Bij veel organisaties worden poststukken naderhand gescand om deze te digitaliseren. De organisaties waar het digitaliseren gelijk na ontvangst plaatsvindt, zijn even later desondanks bezig de post op de juiste plaats te krijgen, onder handen te nemen en administratief te verwerken. Het schriftuur gaat dan wel gedigitaliseerd naar de afdelingen, maar het resterende deel van de procedure verloopt toch conventioneel.
Maar juist in deze procedures is een onmiddellijke besparing realiseerbaar. Ongeveer 90% van de poststukken die een organisatie ontvangt is inhoudelijk voorspelbaar; assurantiebewijs informatie, schadebewijs en/of relationele post. Men kan juist een software gebruiken om de poststukken te ‘lezen’ en middels voorafgestelde regels bepalen wat ermee moet gebeuren. Er is een positief resultaat te behalen middels “voorspelbare post”. DDi Document Software heeft haar oplossing voor de digitale postkamer speciaal afgestemd op verzekeringskantoren en dit is door de samenwerking met Anva erg van toepassing op zogenaamde Anva-kantoren.
Uit een studie is gebleken dat personeel van een verzekeringskantoor ruwweg de helft van hun tijd besteedt aan de verwerking van in- en uitgaande post, wat als verloren tijd beschouwd kan worden. Veel verzekeringskantoren realiseren zich dit nog niet, omdat men waarschijnlijk niet voldoende op de hoogte is van de opties van een digitale postkamer. Thom Menssink geeft aan dat DDi Document Software bezig is om in- en uitgaande post aan elkaar te koppelen. Hij geeft verder ook aan te verwachten dat binnen korte tijd binnenkomende, papieren poststukken aangaande bijvoorbeeld termijnverlenging, zonder menselijk handelen geautomatiseerd wordt verstuurd naar de cliënt. De bedoeling is het stroomlijnen van de postprocedures bij -en tussen de verzekeringskantoren. Het voornoemde moet resulteren in een optimalisering van cliëntcommunicatie tegen lagere uitgaven en minder inspanning.