Goflex Young Professionals richt zich op het creëren van de technicus van de 21e eeuw. Binnen Goflex worden technici in de praktijk opgeleid tot niveau 4 (MBO). Daarbij worden ze gedetacheerd bij verschillende opdrachtgevers en intensief begeleid door fulltime beschikbare coaches. Via het Opleidingshuis van Golflex worden medewerkers binnen enkele jaren volledig klaargestoomd via een combinatie van werken en leren. Men kan zich voorstellen dat Goflex voor het stroomlijnen van dit proces voor een flinke administratieve opgave staat. Op 2 februari 2015 werd contact opgenomen met het Nederlands Kenniscentrum door Fred Richter van Goflex. De organisatie was op zoek naar ERP software die de bestaande software-eilanden zou vervangen.
Vervanging diverse software-eilanden door één ERP systeem
Op moment van informatieaanvraag beschikte Goflex over een aantal losse pakketten waar ze al een tijd mee werkten; Exact Globe voor de financiën, Sedis van Nocore voor verloning en facturering en software van Sumatra om rapportages te kunnen opstellen. Goflex wilde nu echt alles gedigitaliseerd zien en men wilde ook het inkomende factureringsregister kunnen archiveren. Stevige HR functionaliteit zou binnen het nieuwe systeem moeten passen. Men wilde alle leerlingen kunnen volgens vanaf het moment dat ze zich bij Goflex zouden aanmelden.
Benodigde functionaliteit voor nieuwe ERP software
In het nieuw in te voeren ERP systeem moest een financiële module zitten waarin de balans, de winst- en verliesrekening en informatie over crediteuren en debiteuren moest worden vastgelegd. Voor het HR-gedeelte moet er een verloningsfunctie en een digitaal archief beschikbaar zijn. De organisatie wilde alle personeelsdossiers kunnen vastleggen en indien noodzakelijk aanpassen. Er waren ongeveer 500 medewerkers die in het systeem hun plaats moesten krijgen. De organisatie had tevens een eenvoudig methode nodig om standaardrapportages uit de software te kunnen genereren. Er moest ook een inkoopmodule inzitten omdat ze te maken hebben met schoolboeken en andere benodigdheden. CRM hadden ze nog niet, maar het was wel de bedoeling dat ze de bedrijven waar de leerlingen geplaatst werden, konden volgen. Payrolling was ook belangrijk om als HR functie binnen de software op te nemen. En omdat Goflex gelieerd is aan de CAO voor kleinmetaal, moest het systeem dusdanig flexibel zijn dat bepaalde data conform de CAO kon worden vastgelegd. De urenregistratie zou ook benaderbaar moeten zijn via een webportal omdat men dan op afstand de uren kon registreren.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum en de uiteindelijke keuze
Goflex werd in april 2015 geadviseerd om eens naar systemen van Mercash, Afas en Visma te kijken alsmede Sympa en NMBRS. De organisatie richtte zich daarna specifiek op Mercash en Afas. Het wensenlijstje van Goflex werd tijdens de contacten met deze ERP leveranciers steeds verder verfijnd. Leveranciers als CTB en Abecon werden ook nog benaderd. Uiteindelijk werd in september 2015 gekozen voor software van Afas. Daar lagen verschillende redenen aan ten grondslag; de prijs was goed maar daarnaast had dit pakket al 1 miljoen gebruikers en dat zei volgens Fred Richter van Goflex ook wel iets over de kwaliteit van de software.
Het is generieke ERP software en als er maatwerk nodig zou zijn, dan zouden we geen consultancy kosten hoeven te betalen. Dit in tegenstelling tot andere leveranciers waarbij je eigenlijk een open cheque tekent. Daarnaast heeft Afas ook een goede naam en dat geeft veel vertrouwen, ik kende ze ook wel vanuit het verleden.
AFAS software
Afas is één van de grootste softwareleveranciers van ERP, HRM en CRM systemen. Met circa 10.000 zakelijke klanten en de focus op diverse sectoren, heeft het bedrijf inmiddels een fors marktaandeel veroverd. Afas ontstond in 1996 na een management buy-out uit Getronics- als AFAS Automatisering en werd kort daarna omgedoopt tot AFAS Software B.V. In 1999 is AFAS Personele Systemen opgericht, waarbij de focus gelegd werd op de HR- en Payrollsoftware. In 2002 zijn beide BV’s samengesmolten en opereren vandaag de dag als één organisatie: AFAS Software. Lees meer over deze softwareleverancier op www.afas.nl/.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse ERP softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.