Rombouts Kunststof Techniek BV (RKT) uit Tholen levert en installeert kunststof (half-)fabricaten, thermoharders en thermoplasten die in eigen beheer ontwikkeld en geproduceerd worden. De zoektocht naar nieuwe ERP software begon toen het bedrijf in maart 2016 een nieuwe directeur-eigenaar kreeg. Het bedrijf is onder meer actief in de infrastructurele sector, de industrie en de maritieme sector en vervaardigt allerlei soorten kunststof leidingwerk, afsluiters, pompsystemen maar bijvoorbeeld ook vaarwegmarkeringen, een behoorlijke breed assortiment dus.
Bij Rombouts Kunststof Techniek B.V. werkte in 2016 ca. 65 mensen, grotendeels in Nederland. In de toekomst zou dit best eens kunnen gaan verdubbelen. Het eerste contact met het Nederlands Kenniscentrum kwam in oktober 2016 tot stand via de externe consultant van het bedrijf die was ingeschakeld om het software selectietraject vlot te trekken en alle wensen goed in kaart te brengen.
Alles-in-1 ERP software met goede projectgerichte functionaliteit en dataopslag noodzakelijk
De nieuwe eigenaar van Rombouts was niet tevreden met de bestaande softwareconfiguratie en wilde het bedrijf voorbereiden op de te verwachten groei. De organisatie beschikte over de ERP software ‘Plan de Campagne’ van Bemet International en het boekhoudpakket AccountView. Men vond dat de projectgestuurde werkwijze van de organisatie niet goed met Plan de Campagne kon worden bijgehouden of aangestuurd. Ook het voorraadbeheer was nu eigenlijk verspreid over meerdere informatiesystemen. Een alles-in-1 pakket met een complete en een goed functionerende projectmodule zou al een grote verbetering zijn.
Gewenste functionaliteit voor de nieuw in te voeren ERP software
Het bedrijf wilde graag dat de mensen in het veld over een tablet konden beschikken waar ze gelijk hun uren mee konden invullen en ook de gebruikte materialen konden registeren. De in gebruik zijnde software van Plan de Campagne draaide namelijk niet in cloud, een systeem dat overal online benaderbaar zou zijn was dan ook een primaire vereiste om locatieonafhankelijk te kunnen werken. De belangrijkste wens van de organisatie was vooral ook dat men geen dubbel werk meer wilde doen. Elke werknemer moest informatie over een bepaald project makkelijker kunnen registeren, zowel op kantoor als in ‘t veld. Alle standaard functionaliteiten en mogelijkheden waren nodig; een goede urenregistratie per project, CRM voor de sales, facturering, financiële administratie en budgetbewaking alsmede een softwaremodule voor voorraadbeheer.
Start van het software selectietraject en de eerste zoektocht naar een geschikte ERP leverancier
Een eerste oriëntatie op de ERP software van Ridder Data Systems (mede geadviseerd door het Nederlands kenniscentrum) werd afgebroken vanwege het feit dat men dan voor de financiële administratie dan toch een tweede systeem zou moeten inrichten en dat was nou net wat men probeerde te voorkomen met het hele “alles-in-1 concept”. Ook een eerste studie naar de ERP-omgeving van SAP werd niet doorgezet, men vond de eigen organisatie toch net iets te klein daarvoor en de software van SAP net iets te kostbaar. Door het Nederlands Kenniscentrum werden naast Ridder nog een aantal andere ERP pakketten en bijbehorende leveranciers voorgeselecteerd. Dat waren Inventive, Netsuite Benelux, Odoo van B-Informed en de Microsoft Dynamics software van Bliss. Al deze partijen zouden in principe aan de funcionaliteitswensen tegemoet kunnen komen.
November 2016 – De ERP shortlist
In november 2016 had de externe consultant i.s.m. met het bedrijf een shortlist opgesteld van vier mogelijk partijen; de bestaande leverancier van Plan de Campagne, Ridder Data Systems, Trimergo alsmede Acto Automatisering B.V. In december 2016 werden deze vier kandidaten gevraagd om hun demo’s te presenteren.
Wie had het best passende en meest complete projectgestuurde ERP systeem?
Deze vraag stond eigenlijk altijd al centraal tijdens het gehele selectietraject. De externe consultant kwam eind 2016 tot de conclusie dat Ridder iQ van Ridder Data Systems, ondanks de eerdere bezwaren, hele hoge ogen gooide als het gaat om het opslaan en registeren van informatie per project en goed zou passen bij de projectgerichte werkwijze van het bedrijf. De software zou, afhankelijk van de nog vast te stellen definitieve blauwdruk van de organisatie, hier en daar worden aangepast om aan de exacte functionaliteitswensen van Rombouts tegemoet te komen. De verwachting is dat in september 2017 live kan worden gegaan en gewerkt kan gaan worden met de ERP software van Ridder.
Over Ridder Data Systems
Ridder Data Systems levert branchespecifieke software voor de maakindustrie en heeft daarin een stevige naam opgebouwd. Binnen de software van Ridder zijn in de pakketten ‘Ridder iQ’ en ‘Ridder R8’ o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar: CRM, verkoopadministratie, voorcalculatie, werkvoorbereiding, planning, inkoop- en voorraadadministratie, projectmanagement, urenregistratie, shop Floor control, barcode en PDA ondersteuning, financiële integraties, CAD en CAM integraties en diverse management informatie tools. Ook integratie met AccountView, AFAS en Exact zijn mogelijk.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.