In maart 2014 kwam het Nederlands Kenniscentrum in contact met een bedrijf dat zich had gespecialiseerd in het ontwerp en de productie van ophangsystemen voor audiovisuele apparatuur. Men was op zoek naar vervanging van Microsoft Axapta en men nam een consultant in de arm op het totale ICT-project vlot te trekken. De organisatie bestond uit circa 120 medewerkers en men moest in de toekomst beschikken over een uitgebreid ERP systeem dat zoveel mogelijk bedrijfsprocessen wist te automatiseren. Het Nederlands Kenniscentrum komt veelvuldig in aanraking met organisaties die met een externe consultant aan de slag gaan. Vooral grote organisaties zoeken hun heil in de kennis en ervaring van de expert en dat is uiteraard meer dan logisch. Er staat veelal een forse investering op het spel en dan is een ervaren partij meer dan welkom. Maar hoe selecteert u een echte onafhankelijke consultant en wat doet zo’n consultancy partij eigenlijk?
Wat is een onafhankelijke ERP consultant?
De onafhankelijke consultant heeft uitstekende referenties en wordt niet door ERP leveranciers betaald voor zijn adviezen aan bedrijven die op zoek zijn naar een nieuw systeem. Dit punt kan specifiek worden meegenomen in de inhoud van het contract of de samenwerkingsovereenkomst die u afsluit met de consultant. De consultant moet een brede selectie maken en dan op basis van de door u vastgestelde RFI een shortlist van leveranciers selecteren. Een consultant met branchespecifieke kennis is bijna altijd te preveleren. Als u geheel blanco een ERP selectie- en implementatieproces wilt opstarten, dan is een echte onafhankelijke consultant zijn geld meer dan waard.
Goede afspraken maken met uw ERP consultant en deze vastleggen
U zult goede afspraken moeten maken omtrent de te verrichten werkzaamheden. Wat gaat de consultant doen, in welke face stapt de consultant van tafel? Helpt de consultant ook mee tijdens de implementatiefase of laat u dit geheel over aan de ERP leverancier? U kunt uiteraard ook gelijk met een branche specifieke ERP leverancier aan tafel gaan zitten om een ROI (Request of Information) compleet te laten invullen maar in de praktijk gaat daar (zeker voor grotere organisaties die leek zijn op dit gebied) iets aan vooraf. Het risico is namelijk dat de ERP leverancier uw bedrijfsprocessen modelleert naar zijn systeem in plaats van andersom.
Wat doet een ERP consultant nou eigenlijk? De meeste consultants beschikken over een aantal competenties waaronder:
- Hij of zij weet als ERP consultant de juiste functionaliteit voor de klant te inventariseren en een gedetailleerde RFI (Request for Information) op te stellen.
- De ERP consultant denkt uiteraard ook mee over de rendementsverwachtingen omtrent de in te voeren ERP oplossing en kan dit als het even kan staven met cijfers.
- Hij zet een projectteam op binnen het bedrijf op om alle bedrijfsprocessen door te nemen medewerkers van de werkvloer, begeleidt uw organisatie van longlist naar shortlist en weet dit goed te onderbouwen.
- De ERP consultant helpt uw organisatie te kiezen tussen standaard ERP oplossingen, Best of Breed (BOB) ERP software die voor uw branche gangbaar zijn danwel maatwerkapplicaties en zorgt ervoor dat de kosten per alternatief vooraf goed in kaart worden gebracht.
- De consultant zorgt zo mogelijk voor de basisimplementatie i.s.m. het projectteam en begeleidt uw organisatie naar een succesvolle livestatus.
- De consultant is veelal eerste aanspreekpunt voor de gekozen ERP leverancier om voortgang te bespreken.
Externe consultants en het Nederlands Kenniscentrum
Het Nederlands Kenniscentrum heeft ruime ervaring met bedrijven die op zoek zijn naar een ERP systeem en voor de selectie van nieuwe ERP software hulp willen inroepen van een consultant. Wij kunnen u gericht adviseren welke consultancy partijen voor uw bedrijf of voor uw branche in aanmerking komen. Binnen ons systeem kunt u uw wensenlijstje of RFI beschikbaar maken zodat wij op basis van deze informatie voor u gericht aan het werk gaan. Het Nederlands Kenniscentrum geeft altijd onafhankelijke adviezen, wij zijn niet gelieerd aan welke ERP leverancier of consultant dan ook.
Resumerend:
Voorafgaande aan de selectie en implementatie van ERP software is voor grotere organisaties selectie van een juiste ERP consultant cruciaal. Veelal is het zoeken naar een branche-ervaren consultant een goede eerste stap. Iemand die bekend is met uw bedrijfstak. Een partij die veel ervaring heeft met eerdere ERP selectieprocessen en implementaties voor dezelfde soort bedrijven kan immers een flinke dosis kennis meebrengen waar u echt wat aan heeft.
Heeft u behoefte aan informatie over ERP software of heeft u vragen over de wijze waarop u een software selectieproces organiseert? Zoekt u specifieke ERP leveranciers? Vraag ons software informatiepakket aan!
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.