Grond, Weg en Waterbouw (GWW) bedrijven hebben zo hun eigen wensen als het om automatisering van bedrijfsprocessen gaat. Er zijn echter anno 2017 voor deze sector tal van ERP leveranciers voorhanden die veel ervaring hebben met de specifieke automatiseringsbehoeften van deze sector. Per definitie zijn het branchespecialisten, ERP ontwikkelaars die precies weten (of denken te weten) wat bouwondernemingen nodig hebben. De meeste GWW bedrijven hebben tevens niet de ambitie, het budget of de tijd om langdurige implementatietrajecten of maatwerk te kunnen betalen. Dus de vraag is; wat moet er precies geautomatiseerd worden, waar heeft het bedrijf echt wat aan en kan de ERP leverancier dat ook ‘out of the box’ leveren?
In februari 2017 nam aannemingsbedrijf Roel van der Stoel BV contact op met het Nederlands Kenniscentrum. Het bedrijf is al vanaf 1985 actief in de GWW sector maar bestaat al sinds 1936. Het bedrijf heeft zich gespecialiseerd in ‘natte ontgravingen’ en tal van andere activiteiten die met grondverplaatsing, riolering en bodemsanering te maken hebben. Het bedrijf verhuurt ook materieel en machines aan klanten.
Waar was het nieuwe ERP systeem voor nodig?
De belangrijkste wensen voor het nieuw in te voeren ERP systeem was het op poten zetten van een efficiënte projectadministratie en een financiële administratie, dit gekoppeld aan een urenregistratie- en calculatiemodule. Men wilde makkelijker zaken kunnen terugvinden en beter de situatie kunnen monitoren. Voor de calculatie had men al een losstaand systeem ter beschikking maar dit zou eventueel geïntegreerd of vervangen kunnen worden door het nieuwe systeem. Veel informatie werd nog steeds handmatig ingevoerd. Facturen moesten vanuit het systeem gegenereerd kunnen worden en gelijk gekoppeld aan de crediteuren. Wat betreft de projectadministratie moesten materialen en uren per project opgeslagen en goed te volgen zijn, ook de machines die verhuurd waren aan klanten zouden in dit deel van het ERP systeem moeten worden gehuisvest. De loonadministratie werd extern uitbesteed, dus het zou mooi zijn als het nieuwe ERP systeem bestanden met deze externe partij kon uitwisselen. Het personeel van Roel van der Stoel BV was vooral buitenshuis op locatie aan de slag, uren zouden met een tablet of mobiel vanaf de locaties in ’t veld ingevuld moeten kunnen worden.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum – diverse mogelijke ERP-pakketten en leveranciers
Op basis van de wensenlijst werd door het NKC een shortlist van drie potentiële leveranciers samengesteld; ERP Logic, AFAS en Metacom. Van belang was dat het ERP systeem niet te complex en te duur moest zijn en dat het genoeg mogelijkheden bood voor bovengenoemde functionaliteitswensen en het mobiel registeren van uren. Bovendien zouden de leveranciers genoeg ervaring moeten hebben met de desbetreffende branche waarin de onderneming actief was. Ook software van partijen als BouwInfosys en 4PS werden, naast de selectie van het NKC, door het bedrijf zelfstandig geselecteerd en bestudeerd. De uiteindelijke keuze voor BouwInfosys verklaarde men uiteindelijk alsvolgt;
De reden van onze keuze is dat BouwInfosys een kleiner pakket biedt en dat is echt voldoende voor ons. Ze zijn ook gericht op GWW en dat is echt onze sector en zij hadden daar de meeste ervaring mee. Het budget kwam ook overeen met wat wij in gedachte hadden en ze waren zelfs de goedkoopste. De implementatie gaat eind deze maand beginnen.
Over BouwInfosys
BouwInfosys is een softwarehuis met diepgewortelde kennis en ervaring in de bouw-, infra-, GWW- en installatiebranche. Vanuit het kantoor in Helvoirt vlak onder Den Bosch wordt vanaf 2003 gespecialiseerde software voor deze sectoren in de markt gezet. BouwInfosys levert haar software onder de productnamen ‘InfraOffice’, ‘BouwOffice’, ‘InfraWorks’ en ‘BouwWorks’. Deze vier pakketten worden gekenmerkt door hun eigen administratieve, logistieke en organisatorische softwarefunctionaliteit.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.