Verzekeraar zet personeelsdossiers over naar bedrijfsbrede ECM toepassing
Als een van de kostenbesparende maatregelen heeft verzekeringsmaatschappij ASR onlangs ervoor gekozen om al haar digitale documenten vast te leggen in het Enterprise Content Management (ECM) systeem van Perceptive Software. Deze overstap bevat zowel de omzetteing van zo’n 300 miljoen bestaande digitale documenten als het opbergen van tienduizenden dagelijks geproduceerde en ontvangen documenten. Als eerst worden de bestaande digitale archieven overgeplaatst naar het ECM-systeem van Perspective Software. De documenten worden hierbij geherindexeerd voor een betere vindbaarheid en deze beter doorzoekbaar te aken voor medewerkers van het verzekeringsbedrijf. Hierna wordt het proces voor dagelijks geproduceerde en ontvangen documenten ingericht.
Personeelsdossiers
ASR en Perceptive Software hebben inmiddels al de digitale personeelsdossiers verplaatst. Hierdoor hebben HR-medewerkers toegang tot de dossiers online en vanuit andere systemen, zoals bijvoorbeeld SAP. In deze eerste fase zijn de digitale personeelsdossiers alleen te doorzoeken en in te zien door medewerkers van de HR-afdeling van ASR. Binnenkort wordt dat ook mogelijk gemaakt voor leidinggevenden en medewerkers. Ook zullen documenten automatisch worden verwijderd wanneer de Wet Bescherming Persoonsgegevens of andere wet- en regelgeving dit vereist.
Koppelen aan workflow
Binnenkort worden de digitale documenten van de andere ASR business units stap voor stap overgebracht. Denk hierbij aan de afdelingen Pensioenen, Levensverzekeringen, Arbeidsongeschiktheid, Ziektekosten, Schade, Vastgoed en Ardanta. De digitale documenten zullen daarna niet alleen beter geïndexeerd zijn, maar zullen ook worden ingezet als ondersteuning van de workflow en worden gekoppeld aan diverse bedrijfsapplicaties. Per bedrijfsonderdeel wordt het proces voor het eventueel indexeren, opslaan en scannen van de dagelijkse documentenstroom ingevoerd.
ASR koos voor Perceptive Software na een uitgebreid selectietraject onder ECM-systemen, onder andere door de grote functionaliteit en de gebruiksvriendelijkheid van zijn oplossing.