“Met de jaren is het aantal artikelen in ons assortiment enorm gegroeid”, zegt Mirjam van Dieren, controller bij Delinuts. “Zo hebben we wel tegen de tienduizend artikelnummers. Het is dus best een klus om hierin het overzicht te houden. Daarbij komt nog, dat wij aan de eisen van de Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) moeten voldoen. Deze stelt dat wij van ieder artikel moeten kunnen aantonen wie de leverancier is en naar welke klant het is gegaan. Omdat wij sinds kort onze artikelen in AccountView scannen, draaien wij daar onze hand niet meer voor om; ieder artikel traceren wij nu snel en eenvoudig, én wij hebben een goed overzicht op onze voorraden!”
Sinds 1994 importeert en exporteert Delinuts vanuit Ede noten en gedroogde zuidvruchten. “Dit doen wij met 30 medewerkers. Ons grootste afzetgebied is hier in Nederland, maar ook in het buitenland hebben wij veel klanten”, vertelt Mirjam van Dieren. “In totaal hebben we zo’n 1.200 klanten in ons bestand. Daaronder bevinden zich notenspeciaalzaken, marktkramen en bakkerijen, maar ook groothandels en grondstofverwerkende industrieën. Hiervan bestellen sommigen slechts één doosje pistachenoten per keer, terwijl anderen juist hele pallets bij ons afnemen. Daarnaast hebben we klanten die iedere week of alleen met de kerst – vanwege de kerstpakketten – bestellen. Bij ons is dat allemaal mogelijk.”
Partijregistratie
Vanaf de oprichting gebruikt Delinuts de software van AccountView voor de financiële boekhouding en voorraadadministratie. “We hebben voor AccountView gekozen, omdat het voor onze groothandel perfect werkt. Het is gewoon het beste pakket wat er is”, stelt Mirjam van Dieren. “Maar omdat we steeds meer artikelen in ons assortiment kregen en ons aan de eisen van de voedselveiligheid moesten houden, zijn we zo’n vier jaar geleden begonnen met het uitbreiden van AccountView met partijregistratie. Ons idee was om aan ieder artikel een partijnummer te hangen, zodat we al onze artikelen heel precies konden volgen. Op deze manier is het dan eenvoudig om artikelen die niet voldoen aan de voedselveiligheid, te traceren en terug te roepen.”
Op papier
“Partijregistratie bleek echter heel lastig te zijn, omdat we niet scanden”, vervolgt Mirjam van Dieren. “De mensen in het magazijn moesten visueel nakijken of partijnummers klopten. Dat ging allemaal handmatig en op papier. Erg foutgevoelig dus. Bovendien was er door de vele orders op een dag eigenlijk geen tijd om partijnummers te controleren. Het gevolg was dat onze hele voorraad scheef liep. Dit kwam ook doordat we zo’n grote diversiteit aan producten hebben. Zo hebben we amandelen in verschillende maten. Op het moment dat een bepaalde maat er niet is, leveren we een andere uit. Dit werd echter niet automatisch in de factuur gewijzigd. Hierdoor kregen we niet alleen verschillen in de artikelen onderling, maar we wisten ook niet waar ze waren gebleven.”
Scannen
Om de voorraadverschillen terug te dringen en de traceerbaarheid op de rit te krijgen, is Delinuts gaan kijken naar de mogelijkheden om artikelen in AccountView te scannen. “Hiervoor hebben we onze AccountView-leverancier, Account Software Consultancy (ASC) uit Veenendaal, ingeschakeld”, vertelt Mirjam van Dieren. “Samen met de mensen van ASC hebben we AccountView zo ingericht, dat onze magazijnmedewerkers er op handterminals en met behulp van scanners mee kunnen werken. Zo hebben we een speciaal venster voor de handterminals opgesteld, waarin de orderregel, het aantal, de locatie en het partijnummer zichtbaar zijn. Daarnaast is er een draadloze verbinding met AccountView tot stand gebracht, zodat alles wat we scannen automatisch administratief wordt verwerkt.”
Knop omgezet
Na een zorgvuldige voorbereiding heeft Delinuts het nieuwe systeem deze zomer geïmplementeerd. “Voordat we de knop definitief hebben omgezet, hebben we het systeem uitgebreid getest”, zegt Mirjam van Dieren. “Deze testperiode hebben we ook gebruikt om voor al onze artikelen partijen voor de partijregistratie aan te maken. Bovendien gaf het mensen de tijd om te wennen aan het werken met een scanapparaat.”
Merken dat het werkt
“We zijn net met het scannen begonnen, maar de mensen in het magazijn merken dat het werkt. Ze worden echt door het systeem ondersteund”, aldus Mirjam van Dieren. “Hiervoor werkten ze eigenlijk helemaal niet in AccountView, maar met een papieren paklijst. Die geeft geen melding als er iets fout gaat. Dat is met de handterminals en de scanners wel het geval. Er mag nu niks meer het magazijn in of uit zonder dat het gescand is.”
Gelijk op het scherm
Het nieuwe systeem levert Delinuts veel actuelere informatie en beter inzicht op dan voorheen. “Hiervoor werd een magazijnmutatie opgeschreven en pas de volgende ochtend op de administratie verwerkt”, vertelt Mirjam van Dieren. “Nu scant het magazijn de locatie, de volgende locatie waar het naar toe moet en de aantallen, waarna alles automatisch AccountView ingaat. Ik zie deze mutaties gelijk terug op mijn scherm en weet daardoor precies wat er in het magazijn gebeurt. Gaan er artikelen de deur uit, dan zie ik meteen dat de voorraad minder is. Vroeger factureerden we eerst en zagen dan pas dat bepaalde artikelen niet meer op voorraad waren. Dat was eigenlijk te laat, maar met de partijregistratie zijn we nu up-to-date. Dat is ook handig voor onze verkopers. Zij hoeven niet meer te bellen met het magazijn om te checken of er voldoende voorraad is. Het scheelt ons allemaal veel tijd, terwijl de klant veel betere informatie krijgt. Door deze efficiencyslag kunnen we groeien zonder dat we meer personeel nodig hebben.”
Genoeg toekomstplannen
Hoewel Delinuts maar net aan de slag is met het scannen in AccountView, zijn de eerste resulaten duidelijk. “We hebben nu al beter inzicht in onze voorraad én we kunnen artikelen snel traceren”, zegt Mirjam van Dieren enthousiast. “Voor de toekomst denken we eraan om dit uit te breiden met een functionaliteit die contracten aan verkooporders en inkoopprijzen koppelt. Dit zullen we zeker met ASC oppakken. Want de mensen daar hebben de knowhow én ze luisteren goed naar onze wensen en vragen. Op dit moment zijn ze druk bezig met het afronden van onze webshop, waarbij online orders direct AccountView ingaan. We hebben genoeg plannen in ons hoofd, maar we doen het stap voor stap!”
Bronnen: ERPcentraal & AccountView