Sinds kort beslist het College van Burgemeester en Wethouders van Oud-Beijerland digitaal of zij akkoord gaan met bepaalde Voorstellen Tot Besluit (VTB’s), of dat zij deze in de gemeenteraad willen bespreken. De gemeente maakte bekend dat het daarvoor gebruikmaakt van een systeem van Decos.
‘Voorheen maakten wij alle Voorstellen tot Besluit in een eigen programma. De werkwijze was dat de VTB’s werden uitgeprint en vervolgens op route gingen door de organisatie. De DIV-afdeling registreerde waar een VTB zich in de organisatie bevond’, geeft Marijk van der Hoek verder tekst en uitleg. Van Der Hoek is afdelingshoofd Interne Dienstverlening van de gemeente Oud-Beijerland. ‘Helemaal sluitend was deze werkwijze niet. Wanneer een ambtenaar het VTB ter ondertekening zelf naar een collega bracht, was het onmogelijk om de het VTB te traceren. Bij vervanging in geval van ziekte moesten alle postbakjes nagezocht worden naar nog te accorderen VTB’s. Het resultaat van deze aanpak was dat er regelmatig VTB’s zoek waren.
De gemeente is al zo’n twee jaar bezig met het implementeren van het nieuwe digitale systeem. In 2009 werd de voorbereidingsfase gestart, in 2010 is men begonnen met het beschrijven en verbeteren van het proces van raads- en collegevoorstel. Naar aanleiding hiervan is binnen Decos een workflow gebouwd. Anno 2011 wordt er volledig digitaal gewerkt, en gaat men digitaal akkoord (of niet) met VTB’s. De voorstellen worden digitaal aan de collegeleden aangeboden, waarna zij zelf kunnen aangeven of zij akkoord gaan of niet. Als het voorstel door allen is goedgekeurd wordt het proces afgerond, en het voorstel gedocumenteerd.
De gemeente toont zich tevreden over het nieuwe digitale systeem, en geeft aan dat de nieuwe werkwijze heeft geleid tot snellere en transparantere besluitvorming. Ook wordt hiermee voorkomen dat voorstellen zoek raken.