De Universiteit Twente (UT) gaat het bestaande archief digitaliseren met Decos Document. Het archief gaat bovendien deel uitmaken van procesgangen binnen het instituut. Daarom worden bij de inrichting van het nieuwe documentbeheersysteem voor studenten- en personeelsdossiers eerst de verschillende processen in kaart gebracht. Het procesgericht werken moet het inzicht in de afhandeling van verscheidene dossiers verbeteren.
Bij het `nieuwe archiveren` wordt de procesgang als uitgangspunt genomen voor het archiveren van documenten. Dat komt erop neer dat de archiefdienst betrokken moet worden bij elk proces. `Archivering komt dichter bij de werkplek. We gaan vastleggen per proces wat de naam ervan is, wie de eigenaar is, aan welke wettelijke eisen moet worden voldaan, welke informatie wordt ontvangen en eventueel vastgelegd, hoe lang moet worden bewaard, wie het mag zien, bewerken en verwijderen. Bovendien willen we weten wat het risico is als de informatie ontbreekt`, aldus informatie-analist Herman Poorthuis van de UT.
Eind 2008 koos de UT voor Decos Software Engineering vanwege de positieve ervaringen van collega`s van de TU Delft. Het op 1 december 1987 opgerichte Nederlandse softwarebedrijf is gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer.
Bron: computable.nl