Gemeente Heemskerk optimaliseert informatiearchitectuur met Decos Document. Organisatiebreed DMS moet web-based werken impuls geven.
De gemeente Heemskerk heeft na een Europese aanbesteding gekozen voor het document managementsysteem (DMS) van Decos Software Engineering. Decos Document – web edition zal organisatiebreed worden toegepast om het digitaal en web-based werken mogelijk te maken. De gemeente gaat het DMS onder andere gebruiken voor contractbeheer, subsidieaanvragen, digitale facturering, digitale persoonsdossiers en omgevingsvergunningen.
Aanleiding voor de Europese aanbesteding was het feit dat het bestaande DMS van de gemeente niet meer voldeed aan de wensen van de organisatie. Het systeem was reeds tien jaar in gebruik en het werd steeds lastiger om nieuwe applicaties te koppelen aan het systeem. De gemeente wil het digitaal werken bevorderen en is daarom op zoek gegaan naar een systeem dat hierbij aansluit.
“We constateerden dat we de grens van ons huidige DMS hadden bereikt”, stelt Dick Metten, informatiemanager Bureau Facilitaire Zaken bij de gemeente Heemskerk. “We hebben vervolgens besloten om op zoek te gaan naar een nieuw DMS/WFM systeem. Bij de selectie is een grote groep medewerkers betrokken geweest en van alle demo’s werd Decos Document unaniem gekozen als beste oplossing.”
“Doordat de applicatie volledig web-based is kan er op ieder pc met een internetbrowser mee worden gewerkt. Dit biedt grote voordelen in het beheer, aangezien hierdoor geen aparte installatie op de pc’s nodig is”, aldus Bert Peen, hoofd Facilitaire Zaken en onder andere belast met de technische infrastructuur binnen de gemeente Heemskerk.
De implementatie van Decos Document stelt de gemeente in staat om documenten efficiënter te registreren en archiveren. Decos Document biedt een breed scala aan functionaliteiten binnen één systeem en draagt bij aan het streven van de gemeente om het aantal applicaties dat in gebruik is te reduceren.
“Momenteel gebruiken we ruim 200 applicaties binnen onze organisatie”, licht Metten toe. “Met het oog op kostenbesparing willen we dit aantal graag zoveel mogelijk reduceren. Decos Document is een oplossing waarin veel functionaliteiten zijn gebundeld en dat is een enorm voordeel.”
Onlangs zijn de consultants van Decos van start gegaan met de één-op-één conversie van data uit het oude systeem naar Decos Document. Hierna wordt de implementatie gefaseerd uitgevoerd. Uiteindelijk gaan zo’n 300 medewerkers met het nieuwe DMS werken.
“Wij zijn verheugd dat de gemeente Heemskerk voor ons heeft gekozen”, aldus Marcel Stevens, account manager bij Decos Software Engineering. “Het is een omvangrijke implementatie met onder andere koppelingen naar SmartDocuments en webformulierenregistratie. De gemeente Heemskerk zet hiermee grote stappen op het gebied van digitaal werken en wij leveren hier graag een bijdrage aan.”
