Gemeente Almelo vervangt zijn huidige document managementsysteem (DMS) door Decos D5. Met het nieuwe DMS wil de gemeente het volledige proces van aanvraag tot aan opslag in het archief digitaliseren. Dit moet er toe leiden dat papieren dossiers en archieven op termijn verdwijnen en documenten te allen tijde en plaatsonafhankelijk te raadplegen en bewerken zijn. Decos zal gefaseerd worden uitgerold en wordt naar verwachting eind 2010 organisatiebreed ingezet. Zo’n 900 medewerkers gaan gebruik maken van het document managementsysteem.
Digitale dienstverlening aan burgers is een belangrijk thema voor de gemeente Almelo. Om op dit vlak nieuwe stappen te kunnen zetten, was het noodzakelijk om het document managementsysteem te vervangen. Na een Europese aanbesteding werd Decos als beste beoordeeld. Het nieuwe document managementsysteem stelt de gemeente Almelo in staat om interne processen te stroomlijnen, waardoor aanvragen sneller en efficiënter kunnen worden afgehandeld. Daarnaast ondersteunt het document managementsysteem de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening. De koppeling tussen de verschillende gemeentelijke applicaties en de informatie in het document managementsysteem, zorgt er voor dat burgers eenvoudig via een online portal gebruik kunnen maken van de diensten van de gemeente.
Het huidige systeem voldeed niet meer aan de wensen van de gemeente Almelo en er was behoefte aan een modern, gebruiksvriendelijk systeem met veel potentie voor nu en in de toekomst. Decos wordt binnen vele Nederlandse gemeenten succesvol ingezet en gemeente Almelo is ervan overtuigd dat het systeem een enorme verbetering is de organisatie. Het stelt hen in staat om zaakgericht te werken en interne processen optimaal te ondersteunen.
“Wij zijn zeer verheugd dat de gemeente Almelo voor ons heeft gekozen”, stelt Marcel Kuiper, Account Manager bij Decos. “Deze overeenkomst bewijst eens te meer dat wij een sterke positie hebben binnen de overheidsmarkt en dat onze oplossingen goed aansluiten bij de wensen van de klant.”