Portaal biedt doelgroepen gebruiksvriendelijk toegang tot informatie
Veel bedrijven zitten met een aantal informatiesystemen. Hun medewerkers en klanten moeten in hun dagelijkse bezigheden meerdere malen schakelen tussen apps en als zij pech hebben dienen zij bij elke applicatie opnieuw in te loggen. Denken op die manier, zorgt voor versnippering, waarbij data slecht of soms helemaal niet te vinden is. Dit kan bij de gebruikers leiden tot frustratie en kost veel kostbare tijd.
Uit onderzoek is het gebleken dat het zoeken naar informatie, die is kwijtgeraakt, het Nederlandse bedrijfsleven ongeveer 1853 euro per jaar per medewerker kost. Dit loopt op als een bedrijf zo’n 1500 medewerkers in dienst heeft. Remco van der Peet en Stefanie Daalijer van Present Media vragen zich af als er geen goede oplossing voor al dit verlies is. Een oplossing die zorgt voor realisatie van kostenvermindering en daarbij zorgt voor een positieve invloed op de tevredenheid en beleving van de gebruikers.
De Noodzaak om (kosten-) efficiënter te werken
In veel bedrijven in alle sectoren liggen er onder andere door de economische crisis een aantal forse uitdagingen in het verschiet. Daarbij staan kostenreductie en efficiënt(er) werken centraal in het beleid van overheden en semi-overheden.
Gebruikers willen meer
De verwachtingen ten aanzien van ICT en internet worden steeds hoger voor medewerkers. Klanten hebben vergeleken met een paar jaar geleden heel andere verwachtingen van hoe bedrijven hun zaken moeten aanpakken. Gebruikers worden steeds kritischer, verwachten meer gebruiksgemak en personalisatie. Sociaal netwerken, synchronisatie en mobiele toegankelijkheid over vele kanalen (zoals bijvoorbeeld tablet, smartphone en laptop) zijn de standaard geworden. Gebruikers nemen geen genoegen meer met minder. Ze kunnen nu immers kiezen: als de aanbiedingen van een organisatie hen niet aanstaat, kiezen zij voor gratis beschikbare alternatieven op het gebied van samenwerken en kennisdeling , zoals Dropbox of Google Docs.
Toenemende invloed portaalsystemen
Portalen worden steeds aangepast om verbonden te zijn bij het behalen van organisatiedoelen, zoals bijvoorbeeld verbeteren van klantenservice, verhogen van arbeidsproductiviteit en efficiënt afhandelen van transacties. Portalen zijn inmiddels onmisbaar geworden en dragen steeds vaker bij aan de gebruikerservaring (UXP). Naar verwachting zullen portalen in 2013 uitgerust zijn met context-gevoelige voorzieningen. Er kan prima worden ingespeeld op de eigenlijke gebruikersbehoefte aangezien een portaal gebruik maakt van informatie zoals omgevingskenmerken, locatie, aan-/afwezigheid, het gebruikte apparaat of sociale kenmerken. Portalen kunnen worden betreden vanuit ieder apparaat of applicatie, interface of systeem waarvoor de gebruiker kiest: de gebruiker hoeft niet naar het portaal, maar het portaal gaat naar de gebruiker.
Wat is een portaal nu eigenlijk?
De definitie van Gartner is: “een online software-raamwerk, dat toegang biedt tot en interactie mogelijk maakt met relevante informatie (content, applicaties en bedrijfsprocessen), kennis en mensen. De voorzieningen worden beschikbaar gesteld aan geselecteerde doelgroepen en aangereikt op een gepersonaliseerde wijze.”
De aard van portalen is niet hetzelfde als die van een Content Management Systeem. Een CMS systeem is in feite slechts gericht op de publicatie van documenten en gegevens op het internet of intranet. Er wordt meer gedaan door een portaal.
Aanpak
Als de implementatie van een portaal wordt overwogen, moeten voor een goede aanpak de volgende stappen worden doornomen.
- Doelen moeten gedefinieerd worden
- Een business case moet worden opgesteld
- De eisen en behoeften moeten worden geïnventariseerd
- De benodigdheden moeten worden gedefinieerd
- De ontwikkelkaart moet worden opgesteld
- Een systeem en leverancier moet worden geselecteerd
- Portaal moet worden gerealiseerd
Valkuilen
De weg van het kiezen voor een portaal en deze te realiseren is niet eenvoudig. Er zijn ook de nodige valkuilen. De vijf belangrijkste worden hieronder opgesomd:
- De kostenrealisatie en implementatie worden onderschat
- De inspanning die nodig is voor het beheer wordt onderschat
- Er is niet voldoende draagvlak
- De leidende factor in het traject is IT
- Er wordt te weinig aandacht besteed aan de gebruikers.
Conclusie
Op zich kan een portaal een bijzonder efficiënte solutie zijn om op een gebruiksvriendelijke manier toegang tot externe en interne applicaties en informatie te bieden aan doelgroepen. Om een portaal te realiseren moet er eerst een diepgaand en intensief traject worden afgelegd, waarbij veel stakeholders en afdelingen betrokken zullen zijn. Om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van een portaal, moet er rekening gehouden worden met diverse valkuilen op het gebied van draagvlak, governance en eigenaarschap. Daarnaast zal er in principe veel geïnvesteerd moeten worden, alhoewel deze investering binnen een kalenderjaar terug kan worden verdiend.