Een pas verricht onderzoek van Factuurwijzer heeft uitgewezen dat ruim de helft van de facturen elektronisch wordt ontvangen en verzonden. Dit geeft aan dat de meeste bedrijven praktische te maken hebben met zowel elektronische als papieren facturen. Certipost en BancTec zijn onlangs een samenwerking aangegaan om bedrijven een totaaloplossing te bieden voor de verwerking van inkomende facturen. Bactec zal zorven voor het scannen en verwerken van de papieren factuurgegevens.
Vele bedrijven verwerken facturen gedeeltelijk digitaal en gedeeltelijk handmatig omdat er in de praktijk zowel papieren als elektroniscge facturen worden verzonden en ontvangen. Het opbergen van papieren documenten wordt steeds duurder. Ter verduidelijking, als het gaat om verstuurde facturen, is elektronisch factureren ruim 62 procent goedkoper dan inkomende facturen. Bovendien is elektronisch factureren al 57 procent goedkoper dan handmatig factureren. Daarnaast is handmatig factureren ingewikkelder om te voldoen aan de steeds toenemende eisen qua snelle toegankelijkheid van de informatie. Nieuwe voorschriften voor verslaglegging en archivering bemoeilijken de administratie van papieren facturen. Daarnaast is de afhandeling van papieren en elektronische facturen veelal in twee verschillende systemen. Dit is inefficiënt en vergroot de kans op fouten.
Eén systeem voor elektronische verwerking
De genoemde nadelen kunnen vermeden worden door papieren facturen elektronisch af te handelen. Hiervoor is Certipost gaan samenwerken met BancTec. De Scan Capture-oplossing van BancTec scant, leest en valideert papieren facturen. De samenvoeging van de oplossing van BancTec en Certipost heeft geresulteerd in een totaaloplossing waarmee bedrijven inkomende facturen totaal digitaal kan afhandelen via het elektronisch communicatieplatform Certipost. Het platform van Certipost en hun boekhoud- of ERP software is eenvoudig aan te sluiten via een connector.
De digitale gegevens van zowel de elektronische als papieren facturen worden zo in het systeem van de klant overgebracht. De goedkeuring en het vrijgeven voor betaling gebeurt met heel weinig handmatige handelingen.
Beste van twee werelden
Volgens Gert Roeckx, CEO van Certipost is de keuze voor BancTec logisch: ‘Om onze klanten de best mogelijke oplossing te bieden, werken wij alleen samen met gespecialiseerde partners. BancTec heeft al meer dan dertig jaar ervaring met oplossingen voor scanning en data capturing.’
Michel van ’t Holt, General Manager BancTec Nederland: ‘Dankzij onze data capture-oplossing kunnen gegevens uit papieren facturen worden geconverteerd naar direct bruikbare digitale gegevens die rechtstreeks kunnen worden ingevoerd in het systeem van Certipost voor elektronische factuurafhandeling. Naast de geïndexeerde inhoud wordt een afbeelding van het complete document gearchiveerd. Dankzij deze one-stop-shop-ontzorg-oplossing kunnen organisaties de kosten verlagen, processen efficiënter maken en een betere dienstverlening aan hun klanten bieden.