Quint Wellington Redwood (Quint) is een groot onafhankelijk adviesbedrijf dat zich richt op het optimaliseren van IT processen voor haar klanten. Quint is wereldwijd actief en met behulp van consultancy trajecten, opleidingen en trainingen, heeft Quint een goede reputatie opgebouwd in de IT-wereld als onafhankelijke dienstverlener. In juni 2014 werd door de organisatie contact opgenomen met het Nederlands Kenniscentrum om informatie aan te vragen over geschikte softwareleveranciers van ERP systemen. Men wilde de huidige softwareconfiguratie gaan vervangen en dit proces wilde men terdege voorbereiden. Eigenlijk was de organisatie op zoek naar software waarin ook goede CRM functionaliteit voor handen was, maar het wensenlijstje was nog uitgebreider.
Netsuite en Odoo bleven over en dat lag dicht bij elkaar. Beide zou een goede oplossing zijn. Ook internationaal zou het goed werken. Maar Netsuite had wel hogere implementatiekosten. De licenties kopen we rechtstreeks in bij Odoo en de implementatie en begeleiding gaat B-Informed doen.
ERP en CRM softwarevereisten van Quint
De organisatie wilde de belangrijkste processen goed geautomatiseerd hebben. Daarvoor had men een goede financiële module nodig met alles erop en eraan, een planningsmodule en een inkoopmodule. Verder wilde men de logistiek goed geregeld hebben. Een goede CRM module zou ook nodig zijn, men wilde alle externe contacten kunnen bijhouden alsmede met behulp van informatie uit de CRM software offertes kunnen maken. Ook de status van lopende acquisities of adviestrajecten moesten inzichtelijk worden gemaakt. Het ERP systeem zou tevens makkelijk mobiel benaderbaar moeten zijn, mensen moesten via hun mobiel of iPad moeten kunnen inloggen. In totaal zouden dan maximaal rond de 1000 gebruikers toegang moeten krijgen tot het nieuwe ERP systeem.
ERP advies van het Nederlands Kenniscentrum
Eén van de selectiecriteria die het Nederlands Kenniscentrum hanteert tijdens software selectie trajecten, is de schaalgrote van de organisatie. Niet alleen het aantal gebruikers speelt daarbij een rol, ook of een bedrijf internationaal actief is via verschillende vestigingen kan tijdens deze eerste ‘shifting’ worden meegenomen.
In het geval van Quint zag het NKC diverse mogelijkheden. Leveranciers als AllSolutions, Pantheon Automatisering, Prodin Business Solutions, Deltek, Project Partners, Trimergo en Infor zouden tegemoet kunnen komen aan de functionaliteitswensen van Quint. Later in het proces kwamen daar nog leveranciers als Netsuite, B-Informed, AFAS, SAP en Microsoft bij.
Toch had de informatieaanvrager, de projectverantwoordelijke bij Quint, twijfels of al deze voorgedragen partijen groot genoeg waren voor hun organisatie. Ondertussen was er binnen het bedrijf een forse reorganisatie aan de gang en het selectieproces werd even in de koelkast gezet.
Vervolg software selectietraject in 2016
In april 2016 was men met diverse leveranciers gesprekken aangegaan. De Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum op 8 maart 2016, waarbij informatieaanvragers 1-op-1 in contact kunnen treden met softwarepartijen, speelde daarbij een belangrijke rol. De uiteindelijke keuze zou gaan tussen Netsuite en B-Informed. Andere partijen zoals een Microsoft reseller en SAP vielen af. Bij de keuze voor Microsoft software zou nog teveel maatwerk moeten worden ontwikkeld. De keuze tussen Netsuite of B-Informed viel uiteindelijk in het voordeel uit van B-Informed.
We hebben uiteindelijk gekozen voor Odoo met B-informed. Deze softwareleverancier hadden we ontmoet op de Kennisdag in Woubrugge. Het is een rijk ERP systeem omdat het Open Source is. En daardoor is het verder ontwikkeld. Door deze combinatie is het ook goedkoper dan andere pakketten. We zijn begonnen met de Nederlandse partijen zoals Exact en Unit4, maar ze zijn niet internationaal georiënteerd. Op de Kennisdag hebben we B-Informed ontmoet en Netsuite die echt een toevoeging waren.
Het Open Source ERP platform Odoo
Odoo (voorheen OpenERP) is open source software en wordt gebruikt voor diverse zakelijke toepassingen. Anno 2017 wordt Odoo wereldwijd gebruikt door meer dan 2,5 miljoen gebruikers. Voor ieder proces is wel een Odoo module in te zetten, van website en e-commerce tot productie, voorraadbeheer en boekhouding, allemaal geïntegreerd in één ERP-Systeem. U moet Odoo eigenlijk zien als een softwareplatform dat door diverse IT-bedrijven mag worden gebruikt om speciale ERP-functionaliteit te ontwikkelen. Men ontwikkelt dus zelfstandig softwaremodules op basis van de blauwdruk die Odoo biedt. Er zijn vele Odoo specialisten in Nederland actief waaronder B-Informed, ERP Open BV, Odoo Experts, i4Knowlegde en Open2Bizz.
B-Informed, de keuze van Quint, is een Nederlandse Odoo implementatiespecialist die opereert vanuit haar hoofdkantoor in Breda. Deze Odoo specialist heeft ook ruime ervaring in Odoo implementaties bij internationaal opererende organisaties.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.