Hoofddorp, 23 januari 2013 – DDi Document Software biedt een nieuwe software oplossing als alternatief voor de aangetekende post. Daarmee verwacht DDi de processen van haar klanten verder te optimaliseren door documentromen van papier naar digitaal om te zetten.
E-mail is de afgelopen decennia de voornaamste oorzaak geweest van de forse afname van papieren post. Hoewel er door e-mail ook veel wildgroei is ontstaan, blijft de snelle, elektronische wijze van informatiedeling de absolute voorkeur hebben binnen zowel de consumentenmarkt als het bedrijfsleven.
Om juridische reden worden belangrijke documenten tot op heden vaak nog fysiek verstuurd per aangetekende post. Daarbij biedt bewijs van verzending en getekende ontvangst de nodigde zekerheid. In een tijd waarbij documenten en documentstromen veelal van papier naar digitaal gaan, lijkt aangetekende post haar langste tijd te hebben gehad.
Met de introductie van Aangetekend mailen biedt DDi een rechtsgeldige manier om berichten via e-mail te verzenden als alternatief voor de aangetekende papieren post. Met de voordelen van e-mail (snelheid, lage kosten, directe persoonlijke bezorging) en de juridische zekerheid die de aangetekende post u biedt (officiële, getekende ontvangst). DDi verwacht dan ook dat de introductie van aangetekend mailen de komende jaren een verdere afname van de papieren postbezorging teweeg zal brengen, en dat de papieren post in de toekomst wellicht definitief zal verdwijnen.
Toepasbaarheid van Aangetekende e-mails
Aangetekend mailen is met name interessant voor organisaties die veel waardedocumenten sturen en ontvangen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de assurantiewereld, waar polisaanvragen, -mutaties en contracten over en weer gestuurd worden om dossiers up-to-date te houden. De fysieke verzending van deze waardedocumenten geldt als een vertragende factor in het proces. Met Aangetekend mailen, in combinatie met de digitale dossieroplossing met polisbladherkenning van DDi Document Software, kan dit proces geheel geautomatiseerd en geoptimaliseerd worden.Uitgaande post wordt zo vanuit de bestaande dossieroplossing en in de gewenste opmaak digitaal verstuurd. In de ingebouwde workflowmodule wordt vervolgens gewacht op terugkoppeling van de levering, waarna de workflow het proces vervolgt. Terugkoppeling kan hierbij de volgende reacties betreffen: Bericht geweigerd, Bericht geaccepteerd, Bericht nog niet opgehaald en wordt opnieuw aangeboden, Bericht niet opgehaald.
Over Aangetekend mailen Aangetekend Mailen is de unieke e-maildienst van Aangetekend Bellen B.V., welke het mogelijk maakt om mailberichten ook daadwerkelijk bewezen en rechtsgeldig te versturen. Met deze dienst wordt het verzenden van (Aangetekende) Post geheel overbodig. Het “Wie, Wat en Wanneer” wordt nauwkeurig geregistreerd waardoor er door gebruikers “wederzijdse zekerheid over afspraken” kan worden verkregen. Bovendien is Aangetekend Mailen een stuk sneller, betrouwbaar en goedkoper!
Aangetekend Mailen kan als vervanger dienen voor de Aangetekende brief maar wordt zelfs veel breder ingezet en in steeds meerdere mate als vervanger van het gehele postproces. Een aangetekende mail is toepasbaar in vele situaties waarbij zowel de verzender als de ontvanger zekerheid over de inhoud van het mailbericht en bijbehorende bijlage wil.Met het versturen van de mail via Aangetekend Mailen verkrijgt deze een schriftelijke status en kan volledig als rechtsgeldig worden aangemerkt.