De documentenstroom binnen de Hoge Raad is de afgelopen jaren geheel gedigitaliseerd. Hieraan ging een ingrijpende verandering van de ict-infrastructuur en werkprocessen aan vooraf. De gebruikers werden vroeg bij deze veranderingen betrokken. Dat is een belangrijke succesfactor geweest. Tot 2005 had de Hoge Raad geen contentmanagementsysteem. De (papieren) documenten die bij de hoogste rechtsinstantie binnenkwamen werden in een dossiermap gestopt. “Zelfs als er documenten digitaal waren binnengekomen, dan waren ze ook op papier beschikbaar. Soms was het zelfs zo dat de digitale versie niet overeenkwam met die op papier”?, zegt Adwin Rotscheid, hoofd van de afdeling Administratieve Ondersteuning. De Hoge Raad gebruikte wel vier verschillende zaakvolgsystemen, voor iedere kamer één (civiele kamer, strafkamer en de belastingkamer). De civiele kamer had zelfs twee zaakvolgsystemen. In deze zaakvolgsystemen werden geen documenten opgenomen, maar daarin werd alleen vermeld wat de status van een zaak was. “Je kunt je voorstellen: veel dubbel en handmatige vastlegging. Managementinformatie was voor een deel gewoon turven van het aantal behandelde zaken”?, zegt Piet van Leeuwen, beleidsadviseur bij de Hoge Raad. papierstapel Bij de Hoge Raad worden documenten nog steeds in dossiers (en dus vaak dubbel) bewaard. Deze situatie wordt zo langzamerhand onwerkbaar (foto iStock) In 2001 werden de eerste voorzichtige stappen gemaakt naar een gezamenlijk contentmanagementsysteem. Toen een veelgebruikte Microsoft Access-applicatie onderuit ging, bleek de noodzaak daarvan. De ict-infrastructuur werd toen volledig aangepast aan de hedendaagse wensen, zodat onder andere thuiswerken mogelijk werd. In 2003 selecteerde de Hoge Raad leverancier Hummingbird (inmiddels overgenomen door Open Text) voor een contentmanagementsysteem. “We wilden een pakket waarin we documenten konden koppelen aan een zaakvolgsysteem. We wilden zo min mogelijk maatwerk, maar wel met de mogelijkheid het pakket uit te bouwen”?, vertelt Marco Soetens, projectleider Bouw en gedetacheerd vanuit Capgemini, de opdrachtnemer van het project. Op basis van .NET werd er een soort schil rondom het documentmanagementsysteem van Hummingbird ontwikkeld. Het contentmanagementsysteem C@sus was geboren. Johan Abcouwer, directeur Bedrijfsvoering en lid van het bestuur van de Hoge Raad, is van begin af aan verantwoordelijk geweest voor het project. Gebruikers werden vanaf het begin bij de invoering betrokken. Ook de processen moesten gestandaardiseerd worden, zodat alle kamers met één systeem aan de slag konden. Zo waren er voor de invoering van het systeem ongeveer 900 brieven in omloop. Dit is uiteindelijk teruggebracht naar 300 brieven. Vanuit C@sus kunnen nu automatisch standaardbrieven aangemaakt worden waarin onder andere zaaknummer, proces- en adresgegevens al in vermeld staan.
Lees complete artikel op Computable