Logistiek dienstverlener Lehnkering Logistics in Barendrecht verzorgt expeditie en warehousing voor grote verladers in de chemische en staalindustrie. Ter ondersteuning van deze activiteiten werkt de Nederlandse dochter van het Duitse Lehnkering Logistics & Services met een zelf ontwikkeld ERPsysteem.
“Voorheen werden de correspondentie en de vrachtdocumenten rondom een order nog samengevoegd in een papieren dossier”, legt programmanager Peter Varkevisser uit.“Dat wilden we vanuit ons ERPsysteem volledig digitaal beschikbaar hebben. Alle medewerkers die informatie uit een dossier nodig hebben, zowel in Barendrecht als op een andere locatie, moeten deze direct en zelfs gelijktijdig kunnen opvragen.” Een eerder aangeschaf document management systeem voldeed niet aan deze eis. Lehnkering ging daarom in februari 2005 op zoek naar een andere oplossing en kwam uit bij Hyarchis.Net van VDD IQware.Varkevisser: “Omdat bepaalde digitale documenten processen activeren binnen ons ERP-systeem heeft het document managementsysteem invloed op onze primaire processen. Daarom zochten we niet alleen de mogelijkheid tot integratie met het ERP-systeem,maar ook een betrouwbare partner. Bij VDD en Adocum hebben we die gevonden.”
Via Hyarchis.Net wordt alle informatie die betrekking heeft op een order in een digitaal dossier opgeslagen.Dat varieert van opdrachten die per e-mail of fax binnenkomen tot onder andere boekingsbevestigingen en (zee)vrachtgerelateerde documenten die worden gescand. “Als we bepaalde documenten scannen,wordt in ons ERP-systeem automatisch de status van de betreffende activiteit opgehoogd. Hierdoor worden de ‘to do’-lijsten van de medewerkers gevuld”, licht Varkevisser toe.
Daarnaast wordt een deel van Lehnkerings administratie uitgevoerd door outsourcing partner Data Mondiaal in Roemenië.Varkevisser: “De digitale dossiers zijn direct beschikbaar voor Data Mondiaal, dat de informatie dan ook rechtstreeks in het ERP-systeem verwerkt.” Lehnkering behandelt ook de inkoopfacturen via Hyarchis.Net. Varkevisser: “Aan bepaalde referenties op de factuur herkent de software bij welke inkooporder de factuur hoort.Vanuit het ERP-systeem worden daarna de ‘inkoop line item bedragen’ op de gescande factuur gepresenteerd. Op basis hiervan wordt de factuur geaccordeerd en betaald.”
Bronnen: DMScentraal & VDD IQware