Delfzijl heeft recentelijk het zaaksysteem van Decos in gebruik genomen. Dit zaaksysteem stelt de gemeente in de gelegenheid om sneller antwoord te geven op vragen van burgers, bedrijven of andere overheidsinstellingen. Het Decos zaaksysteem zorgt er daarnaast voor dat alle documenten, brieven, e-mails, faxen en telefoonnotities met betrekking tot een aanvraag in één zaakdossier gebundeld worden. Alle benodigde informatie is hierdoor op één plek terug te vinden en de gemeente heeft dankzij het zaaksysteem meer controle over de afhandeling van aanvragen.
Met de implementatie van het zaaksysteem wil de gemeente haar dienstverlening verbeteren. Zaakgericht werken is een belangrijke voorwaarde om de dienstverlening van Delfzijl verder te verbeteren. Door informatie te bundelen in een zaakdossier, is er meer inzicht in de status van aanvragen en deze informatie kan vervolgens gedeeld worden met burgers.
“Met de implementatie van Decos D5 en de invoering van het zaakgericht werken hebben wij een belangrijke eerste stap gezet om de dienstverlening te moderniseren”, stelt Arnold Dik, projectleider zaakgericht werken bij de gemeente Delfzijl. “Dit maakt de weg vrij voor verdere verbeteringen, zodat burgers, bedrijven en instellingen op termijn via ieder gewenst communicatiekanaal bij de gemeente terecht kunnen en hun vragen tijdig beantwoord worden. Het nieuwe zaaksysteem biedt meer grip op de verschillende documentstromen en helpt ons om de doorlooptijden te bewaken. Het biedt ons ook de mogelijkheid om informatie over de voortgang van een aanvraag via verschillende communicatiekanalen te ontsluiten. Wij verwachten de inwoners van de gemeente Delfzijl nog dit jaar inzicht te kunnen bieden via internet.”