De belangrijkste verantwoordelijkheid van de Directie en het Top Management is te verzekeren dat de organisatie duidelijk vastgestelde doelen heeft, strategiën om deze te verwezenlijken, dat deze relevant zijn voor de bestaande omstandigheden en dat deze begrepen worden door het operationeel management. Dat geldt voor zowel not-for-profit organisaties als voor grote multinationals.
Een belangrijke bijkomende taak in zowel private als publieke sectoren is dat zij daarbij een verstandig plan hebben en de strategie grondig monitoren om zowel richting als prioriteiten te bieden en een referentie te vormen om te beoordelen of strategische doelen daadwerkelijk worden bereikt. Deze strategische plannen kennen doorgaans een hiërarchy van uitspraken. Op het hoogste niveau zijn deze uitspraken bedoeld om een sterk gevoel van richting en redenen te geven. Daarbij wordt gerefereerd aan termen als ‘visie’, ‘missie’, kernwaarden, doelen, etc. Een mogelijk probleem met deze uitspraken is dat, als zij niet zijn gedaan om de basis te vormen voor te realiseren resultaten en prestatiemeting, deze eigenlijk niet meer dan louter rhetorische waarde hebben. Het is dus cruciaal om ook kritieke prestatie indicatoren en normen te benoemen.
Het primair richten van de aandacht van het Top Management op de te bereiken strategische resultaten helpt hen om zich met die zaken bezig te houden waarvoor enkel zij de organisatie leiderschap kunnen bieden. Dit betekent dat er een groot verschil bestaat tussen de inhoud en het format van de management informatie zoals deze de Top wordt aangeboden in vergelijking met de rapportages die bedoeld zijn voor het operationeel management en hun analysten. Terwijl eerstgenoemde een hoog abstractieniveau kennen en er veel externe ‘macro’ factoren bij zullen betrekken, hebben operationeel management en analysten juist behoefte aan gedetailleerde meer interne informatie. Het is dus een illusie dat beide gebruikersgroepen kunnen werken met dezelfde oplossingen voor management informatie.
EFM Software heeft dit inzicht vertaalt in haar oplossingen en biedt naast meer operationele performance management ook Strategic Business Intelligence in de vorm van dashboards bedoeld voor bijeenkomsten van het Top Management, bijvoorbeeld in zogenaamde Cockpit Rooms (ook wel ‘War rooms’). Dit zijn daadwerkelijke “beslissings”-ruimtes waarin in één oogopslag alle kritieke informatie gevisualiseerd wordt om zo tot de juiste beslissingen te komen. Het is bedoeld om directieleden in staat te stellen hun productiviteit te verhogen door verbeterde communicatie en het focussen op strategische onderwerpen. Bizzscore biedt daarbij de mogelijkheid interactieve strategiekaarten te openen. Door binnen deze kaarten te klikken op strategische doelen en/of kritieke prestatie indicatoren worden trends, grafieken en tekstuele informatie opgeroepen. Hieraan gerelateerde onderwerpen worden getoond in schermen aan weerszijden, waarin tevens macro economische indicatoren worden weergegeven. Opmerkingen en actieplannen welke tijdens de meeting zijn toegevoegd, worden automatisch per e-mail verzonden naar allen die hiervan op de hoogte moeten worden gesteld en geïntegreerd in Microsoft Outlook agenda’s. In andere schermen worden strategische initiatieven, hun status en de corresponderende strategische doelstellingen getoond.
Vele organisaties passen dit Cockpit Room concept succesvol toe als een zeer effectief management instrument dat de kwaliteit van de beslissingen en de productiviteit van de beslissingsnemers bevordert. Dit is bijzonder belangrijk; in een hoog dynamische en open globale economie zoals die waarmee we deze dagen geconfronteerd worden, vormen deze kwaliteit van de managementbeslissingenen en de productiviteit van interdisciplinaire teams meer dan ooit tevoren kritieke succesfactoren voor organisaties in alle sectoren.