Met de release van PRO.FILE versie 8.2 introduceert PRO.FILE een dimensie in het stroomlijnen en behandelen van documentstromen en projecten. Waar Workflow stopt gaat PRO.FILE Taken & Processen verder.Voorbeelden van te automatiseren taken zijn: een offerte aanvraag, het vernieuwen van een vergunning of certificaat, doorvoeren van een product wijziging, afhandelen van een klacht of probleem.
Uw uitdagingen
De afhandeling en voortgang van deze werkzaamheden verlopen veelal via een vast proces. Tijdens het uitvoeren van deze werkzaamheden loopt u tegen de volgende uitdagingen aan: Inzicht over de voortgang van deze taken ontbreekt, Deadlines worden overschreden zonder dat u het weet, Er is geen inzicht in de belasting van medewerkers, Het zoeken van de benodigde documenten en data bij een opdracht kost veel tijd.
Hoe werkt het?
Processen modelleert u eenvoudig met Microsoft Visio en publiceert naar PRO.FILE. Een taak kan door een gebruiker worden gestart (mits de gebruiker de juiste autorisatie voor die taak heeft) en wordt gedelegeerd aan een andere gebruiker of groep van gebruikers. Relevante documenten, E-mails, tekeningen etc. worden door de gebruiker aan de Taak gekoppeld en de Taak is klaar en wordt verzonden. Vervolgens krijgt ontvanger van een taak deze Taak aangeboden en neemt de Taak in bewerking. Ook de gerelateerde documenten zijn direct in de structuur te raadplegen of te editeren. Afhankelijk van de gekozen procesgang zal deze gebruiker de taak afronden en verder zetten naar de volgende processtap. Wanneer een proces of taak onderdeel wordt gemaakt van een PRO.FILE Project, dan is op projectniveau ook eenvoudig de voortgang van de lopende processen en taken te volgen en zal PRO.FILE middels een Gantt chart de voortgang ook grafisch tonen.