In de directe nabijheid van Verkeersplein Oudenrijn, het logistieke hart van Nederland, en op iets meer dan een steenworp afstand van de A2 én de A12 bevinden zich de magazijnen van Klop Verhuur. Een betere locatie voor een verhuurder van aannemersmaterieel kun je je nauwelijks voorstellen. De wensen die Klop Verhuur koesterde, hadden dan ook vooral betrekking op de verbetering van het verhuurproces. Daarom tekende het bedrijf in oktober 2007 een samenwerkingsovereenkomst met 4PS voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct. Nog geen jaar later, in augustus 2008, ging Klop Verhuur over van haar oude bedrijfsbrede oplossing naar 4PS Construct – compleet met een groot deel van de oude datahistorie. De overgang verliep volkomen foutloos! Het geheim? ‘Een goede, om niet te zeggen perfécte voorbereiding’, zegt Teus Klop, directeur-eigenaar van Klop Verhuur, ‘en vooral niet te snel tevreden zijn!’. We vroegen de betrokkenen hoe de bepaald niet eenvoudige implementatie in zijn werk is gegaan. Naast Teus Klop zijn dat Annie Bloed, hoofd administratie van de materieelverhuurder, en Rogier Overbeeke van ORVICO, een onafhankelijk adviesbureau dat door Klop Verhuur is ingehuurd om de implementatie te begeleiden en uit te voeren.
Klop Verhuur werkte al jarenlang met een bedrijfsbrede automatiseringsoplossing. Maar omdat de expertise bij de toenmalige leveranciers steeds verder terugliep en nieuwe updates uitbleven, raakte het pakket steeds verder achterop.
‘We liepen tegen allerlei blokkades aan’, zegt Annie Bloed. ‘Er was bijvoorbeeld geen koppeling met e-mail. Dat maakt de communicatie met de klanten erg lastig.’ Klop Verhuur met zijn relatief kleine backoffice beschikte niet over echte IT-expertise en schakelde daarom ORVICO in. Die is eerst gaan kijken naar de visie van Klop Verhuur: waar staat Klop Verhuur nu en waar willen ze naartoe? Rogier Overbeeke: ‘Dat hebben we uitgebreid besproken en vastgelegd. Vervolgens hebben we daar een aantal conclusies aan verbonden. De belangrijkste daarvan was dat Klop Verhuur op zoek moest naar een nieuwe bedrijfsbrede applicatie die het mogelijk maakt de organisatie verder te optimaliseren.’ Maar voordat men daadwerkelijk de markt op ging, was het zaak eerst goed na te gaan wat nu precies de wensen en behoeften van het bedrijf waren en wat de gewenste functionaliteit van zo’n nieuwe applicatie moest zijn. ‘Er is veel software op de markt, dat is het punt niet’, zegt Rogier Overbeeke. ‘Belangrijker is dat jij weet wat je wilt en welke kant je met je bedrijf op wilt. Vervolgens kun je gericht gaan zoeken. Dat is ook het scenario dat we gevolgd hebben. In het begin hebben we dus helemaal niet naar IT gekeken.’
De keuze voor een nieuw systeem en een nieuwe leverancier was uiteindelijk eenvoudiger dan gedacht, om de simpele reden dat er maar weinig applicaties op de markt zijn die geschikt zijn voor de materieelverhuurbranche. Teus Klop: ‘Met een collega-verhuurder ben ik wel eens gaan uitzoeken welke pakketten nu echt specifiek op onze branche waren afgestemd. Daar kwam uit dat er eigenlijk helemaal niet veel geschikte software voorhanden is. Verhuur, zoals wij dat doen, is een aparte materie. Dat heeft niks te maken met het verhuren van een auto, een stuk gereedschap of serviesgoed voor een feestje. Dat is allemaal incidenteel. De volgende dag komt het verhuurde spul gewoon weer terug. Misschien dat er een paar koppen en schotels gebroken of weg zijn. Maar goed, dat wordt verrekend en daarmee is het klaar. Maar materieelverhuur is bulkverhuur. Dat is totaal iets anders. Dat gaat continu door. Het materieel komt voortdurend in kleine gedeeltes terug en er worden voortdurend gedeeltes bijgehuurd. Dus dat moet doorlopend geregistreerd kunnen worden, per datum, hoeveelheid, klant, project, met de verschillende kortingen enzovoort. Natuurlijk moet alles ook automatisch gefactureerd en waar nodig gecrediteerd kunnen worden. En daar komen ook nog het materieelbeheer en de afschrijvingen bij. Al met al dus heel complex.’