We hikken er al jaren tegenaan, maar het lijkt er nu dan toch eindelijk van te komen. Het aantal serieuze online HRM toepassingen groeit snel en wat nog veel beter nieuws is, ze worden ook steeds completer en eenvoudiger.
De wereld op zijn kop
Eigenlijk is het maar raar. Zodra we thuis komen vinden we het de normaalste zaak van de wereld om te hyven, googlen, vakanties te boeken en wat al niet meer. En hoewel de interfaces van die aanbieders nogal verschillen van elkaar, zit er een duidelijke lijn in het gebruik van dergelijke toepassingen. Ze zijn inventief, eenvoudig, goedkoop en kunnen zonder training worden gebruikt. Daarmee zijn ze snel inzetbaar, toegankelijk en effectief.
Maar wacht eens even, zijn we niet al jaren op zoek naar middelen om doelmatiger en efficiënter te werken? En worden in dat verband niet reeds ESS ( Employee Self Service), MSS ( Manager Self Service) en HR portalen ingezet als min of meer beproefde toepassingen? Organisaties die stap gezet hebben zijn over het algemeen tevreden over de resultaten, maar vooralsnog zijn dergelijke toepassingen voorbehouden aan grote organisaties, waarbij deze een welkome aanvulling vormen op het bestaande ICT platform. Daarmee zijn dergelijke oplossingen ook voorbehouden aan grote organisaties, omdat de investeringen groot zijn en de beheerskosten hoog.
Het keerpunt nabij
Dat is jammer, want eigenlijk heeft een breder publiek behoefte aan dergelijke oplossingen. Zolang je met een handvol medewerkers werkt valt het nog wel te managen, maar zijn het er meer dan 50 dan begint het al aardig intensief te worden om deze workforce te faciliteren. Dat kan gemakkelijker en dat hebben we al meer gezien. CRM is ook typisch zo’n toepassing waarvan iedereen weet dat het handig is dat je salesmedewerkers daartoe toegang hebben. Niet alleen op de zaak, want dat is simpel, maar vooral ook thuis en onderweg. Tegenwoordig is dat geen enkel probleem meer. Vanaf een paar euro per medewerker per maand heb je al toegang en je hoeft niet meer te investeren in een licentie, een server, beheer en dergelijke. Dit kan al jaren, maar breekt nu pas goed door, vooral omdat het completer, eenvoudiger en toegankelijker geworden is. Welnu datzelfde staat te gebeuren voor HRM.
Doordat flexibiliteit en mobiliteit steeds belangrijker worden staan we open voor oplossingen die ons daarbij kunnen ondersteunen. De huidige crisis draagt ertoe bij dat ook de financiële argumenten om voor Online (ook wel SaaS, Software as a Service) oplossingen te kiezen snel aan populariteit winnen. En het aanbod is niet gering. Organisaties als Daywize, Workday en HumanWave bieden complete HR oplossingen, volledig via het web. Toepassingen van DotWeb, XternPlaza, en Loket.nl dienen een specifieker doel. De meeste van die organisaties bestaan slechts enkele jaren, maar kunnen met behulp van de huidige technologie snel tot resultaten komen en maken optimaal gebruik van de nieuwe manier van werken en het web.
Het succes van deze aanbieders
Deze toepassingen zijn veelal ontwikkeld door en met professionals die al jaren in het HR werkveld actief zijn en als geen ander weten waar we naar op zoek zijn. Zij laten zich inspireren door tal van blogs, forums en hun netwerk. En omdat deze oplossingen als SaaS (Software as a Service) worden aangeboden zijn de initiële investeringen laag, de implementatie kort, de resultaten snel zichtbaar en de beheerskosten laag. Maar wat krijg je daar dan voor?
De totaalaanbieders leveren een scala aan mogelijkheden zoals;
- Compleet medewerker dossier
- Verlof
- Verzuim
- Declaraties
- Arbeidsvoorwaarden en benefits
- Workflow
- Documenten
- ESS en MSS (logisch want ze zijn online)
Deze zijn dan weer prima te koppelen met wat meer specifieke toepassingen zoals het gezondheidsmanagement van DotWeb, de inhuur van derden van XternPlaza en de salarisverwerking van Loket.nl. Een bijkomend voordeel van online toepassingen is, dat zij zijn ontworpen om te integreren en daardoor dus ook eenvoudig zijn aan te sluiten op bestaande systemen. Dit maakt het instappen een stuk eenvoudiger, want met SalesForce.com vervang je tenslotte ook niet direct je boekhouding.
Wanneer beginnen?
Je kunt dus op ieder moment instappen, ondanks dat je al draait met traditionele oplossingen, of Word en Excel. Je doet je mensen, manager en jezelf geen groter plezier dan dat ieder zijn eigen verlofsaldo kan zien, zijn loonstrook kan downloaden, zijn onkostendeclaraties kwijt kan zonder papieren rompslomp en het telefoonnummer van zijn collega bij de hand heeft. Daarbij beschik je zelf over up-to-date rapportages en adequate stuurinformatie, waar ook uw directie weer beter van wordt. Het bespaart ons alleen veel tijd, geld en energie. Kortom het keerpunt nabij!!