Dankzij de nieuwe samenwerking met HOG zal Exact Software Nederland vanaf januari 2009 van start gaan met de digitale distributie van documenten via de multifunctional. Dit houdt in dat gebruikers eenvoudig documenten kunnen scannen naar onder andere email, shared netwerkfolder alsmede naar Exact Synergy. Deze oplossing biedt Exact de mogelijkheid documenten op een multifunctional te scannen en zonder extra handeling in te voeren in het ERP-systeem van Exact. Zo worden bedrijfsprocessen, zoals goedkeuring en controle van documenten en facturen, geautomatiseerd.
In november 2007 is vanuit Exact de vraag ontstaan naar een directe koppeling van de multifunctional met Exact Synergy Enterprise Edition; het nieuwste product van Exact voor grote ondernemingen waarmee bedrijfsprocessen zijn te stroomlijnen, te vereenvoudigen en vooral traceerbaar en transparant te maken.
HOG heeft zich, samen met een van haar partners, als de meest flexibele en daadkrachtige partij bewezen. Na het ontwikkelen van de koppeling met de multifunctional die dienst doet als input device, hebben 3 partijen een proefplaatsing mogen doen. Na een intensieve testperiode is gebleken dat HOG als enige aan alle eisen van Exact heeft kunnen voldoen.
De gebruikersinterface is volledig geïntegreerd in het bedieningspaneel van de multifunctional. Consultants van HOG hebben in samenwerking met Exact primaire processen bepaald, die door middel van deze functionaliteit efficiënter kunnen worden ingericht. Denk hierbij aan facturatie, HRM en inkoop. Hierdoor komt met een druk op de knop bijvoorbeeld een inkooporder of declaratie via de scanner automatisch terecht bij degene die deze moet goedkeuren, waarna het direct verwerkt en gearchiveerd wordt. Deze verdere verwerking van het document (bijvoorbeeld workflow) gebeurt vanuit de voor gebruikers bekende interface van Exact Synergy.
Deze koppeling kan HOG ook toepassen op andere DMS, CRM en ERP pakketten zoals Microsoft Sharepoint, Microsoft Dynamics, Unit 4, Fortuna, Fidura, SuperOffice en AFAS.