De multinationaal imperium op het gebied van verschepingen, expeditie en logistiek, Sampskip, kampte met zware administratieve lasten en onduidelijk factureringsproces. Mattijs den Otter, projectleider Online Approval bij Samskip schetst het beeld: “Per dag ontvangen we meer dan 200 facturen. Voorheen moesten die handmatig worden ingeboekt om vervolgens per interne post naar de betrokken medewerkers verstuurd te worden ter akkoord. Let wel, die medewerkers zitten verspreid over de hele wereld. Daarna begon het wachten op het akkoord en het terugzenden van de factuur”. Veel facturen raakten kwijt of verdwenen in een bureaulaatje en het duurde erg lang voordat dingen op hun plek terecht kwamen. Er was behoefte aan het snel en juist verwerken van inkomende factureren; verbeterde en sneller accorderen van inkomende facturen en een overzichtelijke status van facturen. Daarnaast was het terugdringen van de administratieve lasten een hoog prioriteit.
Na de identificatie van de behoeftes werd de overgang naar IBS Online Approval een logische stap. De module Online Approval werd eerst in een test omgeving geïmplementeerd. Toen dat allemaal goed verliep werden de medewerkers geïnformeerd over de overstap. Deze overgang werd uitermate positief ontvangen. Als de medewerkers er zelf ook beter van worden is een overgang naar een ander systeem kennelijk niet zo´n probleem. Natuurlijk moesten mensen wennen, maar er is weinig tot geen weerstand geweest. Simpelweg omdat de voordelen direct merkbaar waren voor de mensen die er mee werken: overzicht, duidelijkheid en structuur. “De facturen`die nu binnenkomen worden allereerst gescand. Het origineel blijft op één plek: de financiële administratie. Tevens is er altijd een digitale kopie. De digitale factuur wordt gemaild naar de medewerker die goedkeuring moet geven. Dat kan op afstand, overal ter wereld, op elk tijdstip gebeuren.” In het systeem staat of een factuur nog open staat voor goedkeuring, bij wie en waarom. “De medewerkers krijgen ook automatisch een herinnering om hun facturen te checken. Dat kan iedere dag, maar wij hebben om de dag ingesteld. Facturen zijn sneller akkoord, raken minder kwijt en kunnen eenvoudig worden geraadpleegd,” legt den Otter uit.
In de samenwerking tussen Samskip en IBS zal ook in de toekomst hard worden gewerkt om volop profijt te hebben van het gebruik van IBS Financials. “Het prettige aan IBS is dat je te maken hebt met consultants die verstand van zaken hebben. Door aan beide kanten met toegewijde personen te werken, halen we het beste uit de applicatie en elkaar.”