Alle 162 vestigingen van De Hypotheker, hebben Hyarchis.Net, het ECM-systeem voor de digitale opslag en verwerking van alle papieren en digitale documenten, geïmplementeerd. Hiermee zijn deze vestigingen in staat alle documenten digitaal te raadplegen en aan te leveren aan bijvoorbeeld de klant, het notariskantoor of de geldverstrekker. Door gebruik te maken van de documentmanagement functionaliteit van Hyarchis.Net zijn het afgelopen jaar ruim 3,5 miljoen documenten snel en eenvoudig gedigitaliseerd.
Nog geen jaar geleden ging de eerste vestiging van De Hypotheker over op Hyarchis.Net waardoor alle vestigingen profiteren van een grote efficiencyverbetering. Zo worden de hypotheekdossiers niet meer handmatig geüpload en verwerkt maar, voorzien van een barcode, worden de documenten rechtstreeks in het archief gescand en automatisch geïndexeerd, geclassificeerd en geautoriseerd. Hierdoor worden de documenten op de juiste plaats in het dossier geplaatst en krijgen de vestigingen een passende autorisatie.
Aan de start van de digitaliseringsslag werd bij de Hypothekers Associatie (de overkoepelende organisatie van De Hypotheker) gewerkt met twee gescheiden archieven. Deze zijn nu samengevoegd waardoor zo’n 3,5 miljoen documenten zijn gedigitaliseerd en samengebracht in Hyarchis.Net. Hierdoor zijn de dossiers snel en eenvoudig terug te vinden en te raadplegen.
Ivo van Strien, projectleider bij de Hypothekers Associatie en verantwoordelijk voor de implementatie van Hyarchis.Net: “Hyarchis.Net heeft onze verwachtingen overtroffen. De applicatie wordt als bijzonder klantvriendelijk ervaren en is daardoor snel ingeburgerd in het gehele scala van programma’s waarmee op onze vestigingen wordt gewerkt. Het archief met hypotheekdossiers groeit snel en het ECM-systeem vormt een stabiele basis, waarin alle gegevens van de klanten efficiënt en veilig zijn opgeslagen en makkelijk te raadplegen zijn.”
E-mail management
Naast het archief waarin alle hypotheekdossiers worden opgeslagen, zal de Hypothekers Associatie ook alle personeelsdossiers, dossiers van geldverstrekkers en de dossiers per vestiging gaan digitaliseren. Daarnaast zal de Hypothekers Associatie Hyarchis.Net ook gaan inzetten voor de contractenadministratie en gaat de organisatie gebruik maken van de e-mail managementmodule van Hyarchis.Net. Hierbij wordt het mogelijk om alle relevante e-mails verstuurd naar en ontvangen van klanten automatisch te archiveren in het bijbehorende hypotheekdossier.
Over de Hypothekers Associatie
De Hypothekers Associatie is de overkoepelende organisatie, waarbij alle vestigingen van De Hypotheker zijn aangesloten. De ruim 160 kantoren van De Hypotheker geven onafhankelijk advies over alle verkrijgbare hypotheekvormen en daaraan gekoppelde verzekeringen en verzorgen vervolgens offerte en afsluiting. De organisatie speelt een toonaangevende rol in deze snel groeiende markt en zorgt jaarlijks voor de realisatie van enkele miljarden euro’s aan hypotheken.
Naast hypotheekadvies kunnen klanten bij veel vestigingen terecht voor een compleet financieel plan voor hun persoonlijke situatie. De Financiële Coach van De Hypotheker adviseert over alle financiële zaken die in het verlengde liggen van de hypotheek. Meer informatie: www.hypotheker.nl.
Over VDD IQware
VDD IQware, opgericht in 1985, is de ontwikkelaar en leverancier van het op de Microsoft.Net technologie ontwikkelde Enterprise Content Management systeem Hyarchis.Net. Hyarchis.Net zorgt voor de digitale opslag en verwerking van alle papieren- en digitale documenten. Met Hyarchis.Net en de ondersteunende diensten van VDD IQware kunnen organisaties de kwaliteit van hun bedrijfskritische processen optimaliseren en een hogere productiviteit per werknemer realiseren. VDD IQware is actief in de financiële dienstverlening, transport & logistiek-, overheid-, zorg & gezondheid- en projectgeoriënteerde sector. Hyarchis.Net wordt ook toegepast in de zakelijke dienstverlening en productie-industrie. Hyarchis.Net bestaat uit de bouwstenen: Document Management, Workflow Management, Records Management, Contract Management, Web Content Management en E-mail Management. Meer informatie: www.hyarchis.net.