EBO uit Geldrop is een toeleverancier aan industriële afnemers van rubber- en elastische kunststofdelen. Het bedrijf bestaat al sinds 1984, be- en verwerkt allerlei soorten rubberproducten. In november 2016 nam het bedrijf contact op met het Nederlands Kenniscentrum. De bestaande software die werd gebruikt was puur maatwerk en men zocht nu een nieuw ERP systeem dat gewoon standaard vanuit de cloud kon worden afgenomen en waar de diverse bedrijfsprocessen mee geautomatiseerd konden worden. Men wilde niet meer afhankelijk zijn van het op maat gebouwde softwaresysteem.
De functionaliteitswensen voor de ERP software
De wensen voor de nieuwe ERP software waren, naast het kunnen doen van de financiële administratie, vooral ook de mogelijkheid om aan offertebeheer en nacalculatie te doen. De administratie werd gedaan met de software van CASH Software BV, hier zou mogelijkerwijs een koppeling mee moeten worden gemaakt als het nieuw in te voeren ERP systeem niet al zelf over een eigen financieel administratieve module beschikte. Er moest ook een urenregistratiesysteem in zitten en een makkelijke koppeling met Microsoft Office. Aan de productiekant zou het handig zijn als men alle informatie over gereedschappen en machines kon inzien en beheren met behulp van de nieuwe ERP software. Ook een simpele functie om data te exporteren naar bijvoorbeeld Excel, zou zeer welkom zijn. ERP software vanuit de cloud had de voorkeur, maar men stond open voor alternatieven.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum, mogelijk matchende ERP leveranciers én de gekozen oplossing
Binnen de huidige Nederlandse softwaremarkt zijn een groot aantal ERP leveranciers gericht op de automatisering van productiegerichte bedrijven. Daarbij komen alle voorkomende bedrijfsprocessen aan bod, van voorraadbeheer tot aansturing van machines vanuit hetzelfde systeem en van CRM tot offertebeheer, magazijnbeheer, warehousemanagement en vele andere mogelijkheden. Binnen deze markt hebben leveranciers zich gespecialiseerd in diverse branches zoals de metaal, de bouw en andere sectoren. De trend is steeds meer naar schaalbare ERP systemen waar desgewenst functies aan kunnen worden toegevoegd. En toch blijken sommige systemen gewoon te zwaar en te kostbaar voor de gemiddelde MKB-er.
Voor de invoering van ERP bij een productiegericht bedrijf moet men bij uitstek kijken naar wat men precies nodig heeft (nu en mogelijk in de toekomst) en welke kosten er komen kijken bij de implementatie van de software.
Voor EBO werd het advies uitgebracht om eens te kijken naar de ERP software van Exact, Ridder Data Systems, Prodin en MKG. Na oriëntatie op deze leveranciers en de bijbehorende systemen, selecteerde men naar software die niet al te veel implementatiekosten en implementatietijd met zich mee zou brengen maar wel de meest noodzakelijke basisfunctionaliteit zou kunnen bieden. Ook keek men naar de grote en schaal van de eigen organisatie en of een systeem niet te “zwaar” was. Uiteindelijk koos men voor Exact Online. De volledige implementatietijd betrof ongeveer vier maanden en dat is betrekkelijk snel voor het type bedrijf.
Exact Online voor productiegerichte bedrijven
Exact Online is anno 2017 veel meer dan boekhouden alleen. Binnen de Exact Online ’familie’ kan men tegenwoordig kiezen voor zes producten; Exact Online ‘Boekhouden’, ‘Salaris’, ‘Uren & Facturen’, Exact Online ‘Handel’, ‘Productie’ en Exact Online ‘Accountancy’. De licenties op deze producten bestaan bijna allemaal uit de Basis, Geavanceerd en Premium versies met de daarbijhorende licentietarieven per gebruiker per maand. Heeft een bedrijf niet al te ingewikkelde bedrijfsprocessen dan is Exact Online Productie zeker het bestuderen waard. Het is een breed pakket en kan worden afgenomen vanuit de cloud in de basis en geavanceerde versie. De basis versie biedt ondersteuning voor boekhouden, in- & verkopen, kostprijs calculeren, offertes en voorcalculaties opstellen, relaties beheren met CRM, werkorders managen, productietijd registreren en voorraadbeheer. De geavanceerde versie van Exact Online Productie biedt daarnaast nog eens ondersteuning voor typische processen zoals het opstellen van een materiaalplanningen, toewijzing van serie- en batchnummers alsmede het werken met een opslaglocatie per artikel.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.