Het GrachtenAtelier uit Utrecht organiseert diverse creatieve, culinaire en actieve workshops voor bedrijven, familieuitjes en vrijgezellenfeesten. Ook voor bruiloften, vergaderingen en borrels kunnen mensen bij het GrachtenAtelier terecht. De organisatie is met twee mooie werfkelders gevestigd aan de Oudegracht in de binnenstad van Utrecht. In september 2016 werd contact opgenomen met het Nederlands Kenniscentrum. Men zocht informatie over mogelijke kandidaten die ERP software konden leveren. Binnen het GrachtenAtelier werd veelal nog gewerkt met Excel staatjes waardoor informatie niet gekoppeld en niet structureel beschikbaar was.
We hebben uiteindelijk met hulp van het Nederlands Kenniscentrum voor AFAS gekozen omdat het een totaalpakket is met CRM, HRM en met tal van financiële mogelijkheden, het is ook te koppelen met de onze website.
Functionaliteitswensen voor de ERP software
Belangrijk voor het GrachtenAtelier was een goed planningssysteem. Per medewerker moest men kunnen zien welke workshops er door die persoon zouden worden gegeven, hoeveel mensen daarbij aanwezig zouden zijn en welke attributen men voor een workshop nodig had. Naast een goed planningssysteem, was ook functionaliteit op het gebied van CRM van belang. Men wilde mails kunnen versturen naar klanten en de diverse acties via de ERP software goed bij kunnen houden. Het zou ook handig zijn als er een takenlijst per medewerker kon worden bijgehouden en de beschikbaarheid van personeel zou bijvoorbeeld ook met behulp van een app ingevoerd en geregistreerd kunnen worden. Uiteraard wilde men ook via het systeem offertes kunnen opstellen en versturen en een complete voorraadadministratie kunnen beheren.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum en de mogelijke ERP leveranciers
De organisatie had gekeken naar de inroostersoftware van Deflective maar dat was verre van compleet. Door het Nederlands Kenniscentrum werden AFAS, i4Knowledge, Blacksnow en Planaday geadviseerd als mogelijke leveranciers van de juiste softwareoplossing. Voordat er een definitieve shortlist ontstond, bezocht het GrachtenAtelier de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum, een ideale gelegenheid om 1-op-1 in contact te geraken met vertegenwoordigers van eerder genoemde partijen.
De definitieve ERP keuze van het GrachtenAtelier
Ondanks dat er behoorlijke kosten moesten worden gemaakt, koos de organisatie toch voor AFAS. Deze leverde het meest complete pakket en was goed geschikt voor de circa 30 gebruikers die met het systeem zouden gaan werken. De website moest evenwel nog onder handen worden genomen om goed te kunnen koppelen met de ERP software van deze leverancier. Naast de implementatie van de software, zou AFAS ook gelijk enkele trainingen voor het personeel verzorgen. Wat vooral de doorslag gaf tijdens dit software selectietraject, was de compleetheid van het systeem.
Over AFAS
AFAS is van origine een familiebedrijf en is ontstaan na een management buy-out uit Getronics. Het eerst opgezette bedrijf AFAS Automatisering kreeg daarna de naam ‘AFAS Software B.V’. In 1999 werd ‘AFAS Personele Systemen’ dat werk maakte van HR- en Payrollsoftware. In 2002 zijn beide BV’s gefuseerd en sindsdien gaat deze softwareleverancier door het leven als “AFAS Software”. AFAS levert bedrijfssoftware alsmede HRM oplossingen inclusief een volledig systeem voor enterprise resource planning (ERP) voor het midden- en kleinbedrijf en is sterk in branches als de accountancy, het onderwijs, de zorgsector, de handel en het verenigingswezen.
AFAS heeft zeker ook in Nederland een sterke naam opgebouwd in de automatisering van personeelsinformatie en salarisadministratie maar heeft in 2017 haar vleugels uitgeslagen naar bijna elke branche in de Nederlandse economie. AFAS was bijvoorbeeld in 2016 de grootste leverancier geworden van HRM- en Payroll-software aan Nederlandse ziekenhuizen. In totaal maken inmiddels 41 ziekenhuizen gebruik van de AFAS-oplossing voor de salaris- en personeelsadministratie. Het bedrijf had slechts acht jaar nodig om marktleider te worden in deze sector en verwacht ook de komende jaren nog verder te groeien.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van branchespecifieke ERP software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.