BacktoBasiX is op 21 juni 2001 opgericht door Evelijn Leemreis. Na jarenlang ervaring te hebben opgedaan in de grafische sector, besloot zij zelf als uitgever te beginnen met als corebusiness schoolagenda’s en jaaragenda’s. In de loop der jaren is de productie van BacktoBasiX gegroeid. Niet alleen jaaragenda’s en schoolagenda’s maar ook aanverwante ‘stationery’ behoort inmiddels tot de collectie. BacktoBasiX hield de voorraadadministratie nog bij met Excel en was uit hoofde van extern adviseur Elsbeth Ritsema van ECA Sport op zoek naar een geschikt ERP systeem om een aantal kenmerkende bedrijfsprocessen te automatiseren waaronder ook de financiële boekhouding. Mevrouw Ritsema nam in februari 2016 contact op met het Nederlands Kenniscentrum en verzocht om heldere informatie over ERP softwareleveranciers die voor deze organisatie geschikt zouden zijn.
We hebben een keuze gemaakt voor SAP Business One van AGION. De reden was vooral de functionaliteit en zij waren het meest uitgebreid. Bovendien zijn ze een grote gerenommeerde partij die ook blijft doorontwikkelen.
Waar was de ERP software precies noodzakelijk voor?
De organisatie wilde alle offertes, orders, facturen en voorraden geautomatiseerd gaan bijhouden. Het bedrijf beschikte over een centraal magazijn waarvandaan de orders werden verstuurd maar dit zou binnen korte termijn veranderen. Er zouden meerdere plekken in Nederland komen waar voorraden werden opgeslagen en waarvandaan producten zouden worden verstuurd. Om de kans op fouten te minimaliseren en de orders goed te kunnen beheren en traceren, was verregaande automatisering noodzakelijk. De financiële boekhouding werd extern gedaan in AccountView Solo, er was geen specifieke behoefte om dit pakket te koppelen met het nieuw in te voeren ERP systeem maar het zou zeer welkom zijn als de financiën ook in het nieuwe systeem kon worden gedaan. BacktoBasiX had vooral ook de wens dat het nieuwe ERP systeem vanuit de cloud te benaderen zou zijn. Medewerkers van het externe ‘warehouse’ moesten er ook mee gaan werken zodat ze de voorraden konden gaan uitgeven met behulp van het systeem en de pakbonnen erbij konden doen.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum inzake potentiële ERP softwareleveranciers
Er waren een aantal geschikte ERP systemen denkbaar voor BacktoBasiX, waaronder de software van OneBizz, Exact Nederland, Pantheon, Visma en Agion. De shortlist bestond uiteindelijk uit leveranciers Agion, Pantheon en Visma. Omdat deze laatste haar cloudapplicatie nog maar recent had uitgegeven, viel deze optie af. Uiteindelijk werd gekozen voor SAP Business One van Agion, met name om de brede functionaliteit en omdat de oplossing gericht was op MKB-bedrijven.
We zijn nu aan het ‘schaduwdraaien’ en zijn voor een deel al live. In juli hopen we volledig live te gaan. In totaal heeft de implementatie dan 3 maanden geduurd.
Over de SAP Business One ERP van AGION
AGION is met ruim 40 medewerkers nu de grootste SAP Business One-partner van de Benelux. Deze softwareleverancier en implementatiepartner richt zich met name op oplossingen voor MKB-ers die SAP in een iets overzichtelijker jasje willen zien. Het totale aanbod van AGION omvat ERP-totaaloplossingen voor handelsbedrijven, producenten en servicegerichte organisaties vanaf 1 tot meer dan 200 gebruikers. Klanten bevinden zich o.a. in de (technische) groothandel, voedingsbranche, de retail alsmede de chemische en medische sector. Wereldwijd werken momenteel 90.000 bedrijven met de software van SAP. In Nederland zijn diverse ‘certified partners’ van SAP actief, ook specialisten die zich exclusief wijden aan de implementatie van de ERP software. SAP Business One biedt een totaaloplossing voor verkoop, relatiebeheer (CRM), E-commerce, voorraadbeheer, productie en financiën. Meer over leverancier Agion leest u op www.agion.nl.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.