ViaData Automatisering BV is sinds 1998 specialist in het ontwerpen, leveren, implementeren en beheren van ICT oplossingen. Het bedrijf levert diensten als Managed ICT services, het aanleggen van ICT infrastructuur, detachering, mobiele oplossingen en projectmanagement op het gebied van ICT. Niet alleen levert ViaData hardware, de organisatie onderhoudt de volledige ICT-configuratie en de werkplekken voor haar klanten. Je zou denken, dat is een partij die zelf de weg weet te vinden naar een geschikte ERP leverancier. Toch had ViaData uit hoofde van commercieel directeur Robert Procee een informatievraag voor het Nederlands Kenniscentrum: “zoek geschikte ERP software voor ons die zowel de administratieve als de logitieke kant weet te behappen.”
Functionele eisen aan het nieuwe ERP systeem
ViaData maakte al gebruik van Exact Synergy maar was op zoek naar een ander ERP pakket waar zowel het contractbeheer en de projectadministratie als de logistiek en de relatie met klanten (CRM) beter gestroomlijnd moest worden. Men had al in het verleden contact gehad met een Microsoft- en een SAP leverancier maar kwam op de een of andere manier niet echt verder. Een urenregistratiesysteem was belangrijk om achteraf de winst te kunnen bepalen of extra uren te kunnen berekenen. Als er hardware bij ViaData binnen kwam, moest er vaak intern eerst nog aan gesleuteld worden voordat de hardware uitgeleverd kon worden aan de klant. Daarnaast moest de service voor deze hardware ook geregistreerd en ingepland kunnen worden binnen het logistieke gedeelte van het nieuwe ERP systeem. De circa 20 medewerkers die gebruik gingen maken van het nieuwe ERP systeem moesten allemaal kunnen inloggen via internet. Commercieel directeur Robert Procee vatte de wensen en de specifieke vraag in ‘t kort samen:
Het is vaak een probleem een systeem te vinden dat voor zowel voor een hardwareleverancier als een dienstenleverancier inzetbaar is. Administratief is dat vaak lastig en daarom zijn we benieuwd met waar jullie mee komen.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum
Op advies van het Nederlands Kenniscentrum ging ViaData gesprekken aan met diverse leveranciers waaronder, AFAS, ERP FastForward en Chainwise. Deze drie kwamen als ‘match’ naar voren voor de specifieke functionaliteitswens van ViaData. In december 2015 werd de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum bezocht waar ViaData 1-op-1 kennis kon maken met vertegenwoordigers van de eerdergenoemde softwarebedrijven. De uitgebreide ‘case’ van ViaData werd daarna voorgelegd aan AFAS en Chainwise. De eerste kwam er het beste uit, volgens Robert Procee mede vanwege de open manier van communiceren. Het probleem met Chainwise was vooral dat ze de salarisadministratie dan weer apart moesten gaan koppelen aan het al reeds in gebruik zijnde Exact.
We hebben een keuze gemaakt voor Afas. Afas was allesomvattend en ze kunnen ons volledige bedrijfsproces ondersteunen. Ze hebben tijdens de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum hun software ook goed weten te verkopen.
Over AFAS
AFAS is van origine een echt familiebedrijf en is ontstaan na een management buy-out uit Getronics. Het eerst opgezette bedrijf AFAS Automatisering kreeg daarna de naam ‘AFAS Software B.V’. In 1999 werd ‘AFAS Personele Systemen opgericht’, gespecialiseerd in HR- en Payrollsoftware. In 2002 fuseerden de beide BV’s en gaat de combinatie verder als AFAS Software. AFAS levert bedrijfssoftware inclusief een volledige oplossing voor enterprise resource planning (ERP) voor het midden- en kleinbedrijf en is sterk in onder meer accountancy, het onderwijs, de zorgsector, de handel en het verenigingswezen. AFAS heeft in Nederland ook een sterke naam opgebouwd in personeels- en salarisadministratie.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.