Het in Alkmaar gevestigde Vriesia is groothandel in zelfzorggeneesmiddelen en drogisterijartikelen. Alle farmaceutische producten die tegenwoordig bij een drogist in Nederland te verkrijgen zijn, kunnen worden geleverd door het bedrijf. Begin 2015 kwam het Nederlands Kenniscentrum in contact met het hoofd automatisering van Vriesia. Op het moment van de informatieaanvraag werd Exact Globe gebruikt samen met een flink aantal op maat ontwikkelde uitbreidingen. De organisatie was uit zijn jasje gegroeid en ze hadden inmiddels zelf zoveel modules op maat ontwikkeld, dat het niet meer handig werken was. Het probleem met het huidige systeem was met name het bijhouden van zogenaamde THT data (1) (houdbaarheidsdata) en het kunnen inzien en vastleggen van exacte leveringsinformatie.
Bestaande informatiehiaten oplossen met een nieuw ERP systeem
Vriesia wilde een nieuwe ERP systeem implementeren waarbij ze partijen (klanten/leveranciers) beter in de gaten konden houden wat betreft voorraden en prijsafspraken. Dit was binnen Exact Globe nog wat moeilijk te volgen. Binnen het bedrijf was een volledige EDI applicatie (2) ontwikkeld waarmee informatie met leveranciers werd uitgewisseld, dit systeem zou ook gekoppeld moeten kunnen worden aan de nieuw in te voeren ERP software. Ook wilde Vriesia de facturering en de automatisering van orderbevestigingen binnen het nieuwe ERP systeem kunnen regelen. Vriesia krijgt zo’n 600 orders per dag binnen. Deze informatie wordt in Excel of binnen het EDI-systeem verwerkt. Vervolgens wordt de informatie automatisch geïmporteerd in Exact. Men wilde ook kunnen zien dat als er een order ingevoerd wordt, wat dan precies de actuele voorraad is. Als iets morgen geleverd moet worden, wilde men nadien snel kunnen zien of het ook uitgeleverd was. Ook geautomatiseerd prijsbeheer (kortingen en andere prijsafspraken) was een belangrijke wens.
ERP software van AGP, Afas, Logres of Pantheon?
Via het Nederlands Kenniscentrum werden een aantal leveranciers voor het nieuw in te voeren ERP systeem aangedragen. Medio 2015 werd het selectietraject door Vriesia uitbesteed aan een externe adviseur en deze had een lijst gemaakt van vijf leveranciers; SAP Nederland, AGP, Unit4, Microsoft Dynamics en Exact Globe. De aandeelhouders van Vriesia werden ook bij de uiteindelijke keuze betrokken. Er werd uiteindelijk gekozen voor Sap Business One van Sap Nederland.
We hebben uiteindelijk gekozen voor SAP Business One van de ‘grote SAP’ omdat ze een grote speler zijn en bijvoorbeeld AGP veel kleiner. De pakketten waren op zich goed met elkaar te vergelijken, maar om die reden is het SAP geworden.
Over Sap Business One
SAP Nederland is een dochteronderneming van SAP SE en verantwoordelijk voor alle activiteiten in Nederland. Het hoofdkantoor staat in ’s-Hertogenbosch. Als marktleider in bedrijfssoftware helpt SAP kleine, middelgrote en grote bedrijven met de stroomlijning van de bedrijfsvoering. Op dit moment (april 2016) gebruiken meer dan 260.000 klanten software van SAP . Sap Business One wordt in Nederland door een groot aantal professionele partijen (SAP partners) geleverd en geïmplementeerd waaronder bijvoorbeeld AGP, Agion en Capgemini. Sap Business One is een platform dat op maat kan worden uitgerold voor circa 500 specifieke branches. Het ERP systeem is ook, als u daarvoor kiest, via de cloud te benaderen. Het systeem wordt vaak korter aangeduid met de termen ‘Business 1’ of ‘SAP B1’. Sap Business One incorporeert een groot aantal functies en bedrijfsprocessen;
- Voorraadbeheer
- Productiebeheer
- Customer Relations Management (CRM)
- Inkoop
- Mobility
- Rapportages en business intelligence
- Analytics Powered by SAP HANA
- E-commerce
- Verkoop
- Logistiek
- Service
- Materiaalbehoefteplanning / MRP
- Integratie van MS Office
SAP Nederland promoot haar ERP software als ‘De bedrijfsmanagementoplossing voor kleine en middelgrote organisaties’. SAP Business One kan geïntegreerd worden met de zogenaamde SAP Business Suite en kan vanwege de open architectuur worden geïntegreerd met oplossingen derden.
Definities:
- THT – Ten minste Houdbaar Tot.
- EDI – Electronic Data Interchange (elektronische gegevens uitwisseling)
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse ERP softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.