Hoe te kiezen uit een honderdtal CRM-softwareleveranciers?
Customer Relationship, een chique benaming voor iets dat alle bedrijven nodig hebben. Tegenwoordig kiest u uit een groot, om niet te zeggen onoverzichtelijk aantal CRM leveranciers. En elke leverancier heeft van zijn website een prachtige presentatie gemaakt. De beloften zijn groot, de bomen groeien nu al virueel in de hemel. Er is vast CRM software die bij uw organisatie past maar lang tijd om alle software uit te proberen en te evalueren heeft u waarschijnlijk niet. Het management zit u op de hielen en dus gaat u aan het werk. U zoekt de bekendste leveranciers op en vraagt om offertes. U heeft misschien een kennis die al jaren een CRM pakket gebruikt ‘dat erg lekker werkt’, dus ook maar eens bij die leverancier informeren. Maar hoe weet u nou welk CRM pakket bij uw organisatie past?
Snel CRM invoeren of de totale software setup onder de loep nemen?
Er zijn in feite twee hele verschillende benaderingen die bedrijven hanteren om CRM software te selecteren. De eerste is het gericht op zoek gaan naar CRM software die los ‘mag staan’ van alle andere software eilanden zoals bijvoorbeeld de financiële administratie. Het is de snelste manier om tot geautomatiseerde sales over te gaan (korte implementatietijd) maar misschien niet de meest efficiënte methode. Maar misschien wilt u wel checken of een klant de laatste maand zijn factuur heeft betaald en misschien heeft u daarvoor een goede koppeling nodig met uw boekhoudpakket. Een andere benadering betreft het vergroten van de scope over de totale software setup van een bedrijf. Wordt het niet tijd voor één softwarepakket dat alles kan? Die laatste vraag beantwoorden impliceert een collectief veranderingsproces, duurt langer en heeft uiteindelijk een grotere impact op een organisatie. Sommige bedrijven hebben geen tijd voor het opzetten van projectgroepen om een geschikt CRM pakket te selecteren, noch de financiële middelen om zich daar serieus voor langere tijd mee bezig te houden. Het is dan ook meestal een beslissing die men op managementniveau maakt of men voor de snelle of voor de ‘geïntegreerde’ optie gaat.
Elke organisatie heeft, naast algemene wensen, één specifieke CRM kernvraag
Een IT-bedrijf met specialistische kennis op het gebied van apps en mobiele digitale oplossingen benaderde in januari 2014 het Nederlands Kenniscentrum met een aantal vragen. Men was op zoek naar CRM software om klant- en documentenbeheer in goede banen te leiden. Software die meer bood dan alleen de standaard administratie- of boekhoudpakketten. De eisen voor de nieuwe software hadden, na doorvragen, vooral betrekking op de overzichtelijkheid en oproepbaarheid van informatie over klanten. Stel dat een klant opbelde, hoe snel hadden medewerkers dan alle informatie over deze klant tot hun beschikking? Kenmerkend voor deze case was ook dat deze ‘appontwikkelaar’ natuurlijk goed keek of de CRM software ook via smartphones te benaderen was. Dit werd mede een bepalend selectiecriterium. De keuze werd dan ook gemaakt voor Zoho, een CRM leverancier die juist op dit aspect fors heeft ingezet en een overzichtelijke licentiestructuur heeft ontwikkeld.
Mobiele CRM software van Zoho
Zoho CRM is altijd op SaaS (software as a service) basis te verkrijgen. Iedere versie is op elk apparaat (pc, mac, tablet, smartphone) beschikbaar met een App voor Android, iPhone en Ipad. In 2015 werd de 15 miljoenste gebruiker van Zoho software geteld. Deze internationaal opererende softwareleverancier ontwerpt een groot aantal mobiele applicaties. CRM software van Zoho wordt onder meer aangeboden in combinatie met een ‘salesapp’ genaamd CRM on-the-go. Meer over deze app vindt u op www.zoho.com/crm/mobile/sales-app. Ook heeft deze leverancier een keurige lijst gemaakt van stappen die u moet zetten voordat u een groter CRM pakket kan gaan selecteren en welke eisen u aan de nieuwe software moet stellen. Zie voor deze informatie www.zoho.com/crm/crm-evaluation.
Zoho CRM is verkrijgbaar in de volgende abonnementsvormen:
- Gratis – Deze versie is gelimiteerd qua functionaliteit
- Standaard – Deze versie is gelimiteerd qua functionaliteit en aantallen records. Deze versie biedt bovenop de gratis versie ondermeer: forecast, zelf te definiëren rapportages en dashboards, zelf te definieren velden. Campagnes en email nieuwsbrieven.
- Professional – Dit is de meest gangbare versie. Deze versie biedt bovenop de standaard versie ondermeer: offertes, orders, facturen, services en cases, integraties met ondermeer MS Office, Outlook en telefonie.
- Enterprise – Deze versie biedt ook functies als multi currency en zelf te definieren modules. Bovendien zijn er koppelingen mogelijk met Google AdWords.
- CRM Plus – Enterprise versie plus de cloud business suite: Zoho Campagnes, Zoho Sales IQ, Zoho Social, Zoho Support, Zoho Projecten, Zoho Reports, Zoho Survey.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen CRM informatieaanvrager en CRM softwareleverancier of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over CRM leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse CRM softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.