Een penningmeester van een vrijwilligersorganisatie was in september 2015 op zoek naar passende financiële software. De vrijwilligersorganisatie wilde facturen kunnen inlezen en deze automatisch kunnen koppelen aan bankafschriften. Dat ging in het verleden nog gewoon handmatig. Deze aanvrager kwam dus met specifieke wensen naar het Nederlands Kenniscentrum. In dit geval was er geen behoefte aan een uitgebreide CRM of ERP-oplossing maar moest het een makkelijk te gebruiken en via de cloud te benaderen boekhoudpakket zijn. Dat brengt ons op de volgende vraag; hoe selecteert u boekhoudkundige software en waar moet u in ieder geval rekening mee houden?
Groot aanbod boekhoudkundige software maakt keuze soms niet eenvoudig
Op het gebied van financiële boekhoudsystemen kent de Nederlandse softwaremarkt een brede groep aanbieders. En bijna elke leverancier van deze software is overgestapt naar de cloud. Vroeger kreeg u nog een envelop in de bus met een CD-ROM waarop een update stond, die tijden zijn allang voorbij. De bekendste leverancier is uiteraard nog steeds Exact dat met zijn Exact Online platform ook steeds vaker de kleinere bedrijven en zelfstandigen bereikt en een groot marktaandeel in handen heeft. Tegenwoordig bieden softwareleveranciers van boekhoudkundige software alles aan via de cloud en kunt u verschillende modules naar wens afnemen. Maar wat en hoeveel neemt u af? Dit brengt ons bij misschien wel belangrijkste selectiecriterium, bepalen wat u zelf gaat doen en wat u door een externe boekhouder of accountant laat doen.
Boekhoudsoftware – Veel in eigen beheer doen of uitbesteden?
Misschien heeft u als zelfstandige of als klein bedrijf niet veel nodig en kunt u prima uit de voeten met alleen een uren- en projectregistratiesysteem. Als u over een externe boekhouder of accountant beschikt, dan is het weer makkelijk als hij de informatie kan importeren in het door hem gebruikte systeem of mee kan kijken in uw systeem. Boekhoudsoftware biedt soms dit soort functies. Bent u van plan fors te gaan groeien of nu al de gehele administratie, belastingaangiften, jaarrekeningen etc.. geheel in eigen beheer te houden, misschien komt u dan automatisch terecht bij een softwareaanbieder die met u mee kan groeien en die wat betreft compleetheid voldoet aan al uw wensen. Belangrijk is in ieder geval dat u goed inschat wat u in eigen beheer doet en wat u door een ander laat doen en wat misschien in de nabije toekomst gaat veranderen. Gaat u bijna de gehele administratie in eigen beheer doen, dan is een zorgvuldige oriëntatie op de software van groot belang. U wilt natuurlijk precies weten hoe het werkt, of het gebruiksvriendelijk is in uw optiek (voor uw medewerkers) en wat u er allemaal mee kunt doen. En als u al een systeem gebruikt voor de voorraadadministratie, misschien moet u dan op zoek gaan naar een allesomvattend ERP systeem waarin ook een module administratie is opgenomen.
Vrijwilligersorganisatie kiest voor software van Reeleezee
Soms is de selectie van boekhoudkundige software niet heel ingewikkeld. Bovengenoemde vrijwilligersorganisatie koos al snel voor software van Reeleezee. Deze softwareleverancier is in 2002 opgericht door Jan Jacobs en Wilko Stronks. Met de slogan ‘Less effort more business’ geeft deze leverancier aan dat ze echt werk willen maken van het vereenvoudigen van administratieve taken. Software van Reeleezee is laagdrempelig, de software richt zich op stroomlijnen van essentiële administratieve taken. Reeleezee richt zich ook op speciale doelgroepen zoals verenigingen en stichtingen, webwinkels en horecabedrijven maar ook als freelancer of ZZP-er kunt u gelijk met software van Reeleezee aan de slag. Alleen die naam, daar zult u net als wij misschien nog even aan moeten wennen.
Heeft u behoefte aan informatie over boekhoudsoftware? Heeft u vragen over de wijze waarop u een software selectieproces organiseert of zoekt u specifieke implementatiepartners? Vraag ons software informatiepakket aan!
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.