Altena Cleaning BV, onderdeel van de Altena Group, is actief op het terrein van installatietechnisch onderhoud en chemische reiniging van luchtgekoelde warmtewisselaars tot luchtkanalen en koeltorens. Altena reinigt, coat, desinfecteert en renoveert dit soort industriële installaties. Grotere industriële projecten zijn ondergebracht in aparte besloten vennootschappen. Het bedrijf gebruikte ERP software van Acto Informatisering BV, een softwarespecialist op het gebied van ERP oplossingen voor bouw- , installatie- en infrabedrijven. Het systeem van Acto was al zo’n slordige 10 jaar geleden ingevoerd bij het bedrijf. De organisatie stond inmiddels op een kruispunt, het bestaande systeem van Acto vonden ze te complex en ook niet erg gebruiksvriendelijk meer. Bovendien moesten ze andere systemen gaan koppelen en dat zou weleens een flinke kostenpost kunnen worden. Op zoek naar een alternatief kwam het bedrijf uit hoofde van financieel controller Huub Martens in september 2014 in contact met het Nederlands Kenniscentrum.
Compleetheid en gebruiksvriendelijkheid van bestaande ERP software was kritieke punt
Bij het Nederlands Kenniscentrum is geen informatie bekend in hoeverre in de loop ter jaren het Acto systeem bij Altena Cleaning is aangepast, aangevuld of geüpdate. Wel zijn er diverse kritieke punten bekend die bij elkaar opgeteld de oorzaak waren van dit selectietraject. Deze waren onder andere;
- De toegankelijkheid van bestaande ERP software van Arto was ontoereikend, koppelingen met andere software was niet erg gemakkelijk.
- Verouderde Arto systeem was niet erg gebruiksvriendelijk voor de gemiddelde gebruiker, de projectadministratie werd alleen bijgehouden door medewerkers die goed waren ingevoerd.
- Geen CRM functionaliteit aanwezig binnen bestaande ERP oplossing, dit zou in de toekomst wel zeer noodzakelijk zijn. Relatiebeheer en klantenbeheer werd nog steeds veelal op papier gedaan.
- Monteurs moesten op afstand kunnen inloggen en uren kunnen schrijven alsmede een aantal administratieve handelingen kunnen verrichten, dat zou een stuk efficiënter werken.
- HR informatie van bestaande Afas systeem moest gekoppeld kunnen worden aan nieuwe ERP systeem.
- Primair moest al het dubbele werk dat nu nog gedaan werd ondervangen kunnen worden en omdat er zo’n 80 medewerkers in de buitendienst en 40 kantoormedewerkers mee moesten kunnen werken, was gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe ERP software geen onnodige luxe.
Het software selectie traject
Altena Cleaning heeft gekeken of het systeem van Afas niet uitgebreid kon worden om deze softwarevereisten te kunnen realiseren, maar men schrok van het financiële plaatjes dat bij deze exercitie zou horen. Ook werd gekeken naar alternatieven als software van Odoo. SAP Business One en Deltec en natuurlijk werd bestaande leverancier Acto zich ervan bewust dat de organisatie op zoek was naar iets nieuws. De kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum die Altena bezocht, waar aanvragers en potentiële softwareleveranciers met elkaar kennis konden maken, leverde in ieder geval geen andere oplossingen op. Uiteindelijk werd ook intensief gesproken met Acto en of zij aan de vraag naar een mobiele oplossing voor de buitendienst konden voldoen.
Waarom toch blijven bij bestaande ERP leverancier Acto Informatisering?
Overstappen naar een andere leverancier zou voor Altena Cleaning een enorme verandering betekenen, de hele organisatie zou moeten worden doorgelicht en wellicht op essentiële onderdelen moeten worden veranderd. Toen Acto toch aan de specifieke wensen van Altena Cleaning tegemoet kon komen, was de keuze weer wat sneller te maken. Het is een afweging tussen enerzijds de echte meerwaarde die overstappen naar een ander ERP systeem zou opleveren en anderzijds; de energie die zou moeten worden besteed om de hele organisatie aan te pakken. Die afweging kon alleen intern bij Altena Cleaning zelf worden gemaakt.
Over Acto Informatisering BV
Acto biedt met ActoProject en ActoService op maat toegesneden software oplossingen voor de grote, middelgrote én kleinere bedrijven in de bouw-, infra/GWW- en installatiebranche. Per juli 2014 is Acto Informatisering B.V. volledig zelfstandig na een managementbuy-out door de huidige directie. Het bedrijf was voor die tijd namelijk onderdeel van bouwgigant TBI. Acto levert, implementeert en doet ook aan consultancy werkzaamheden op het gebied van ERP software. Meer over Acto Informatisering BV leest u op de website van deze softwareleverancier.
Heeft u behoefte aan informatie over ERP software of heeft u vragen over de wijze waarop u een software selectieproces organiseert en zoekt u specifieke implementatiepartners? Vraag ons software informatiepakket aan!
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen ERP informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.