Een volstrekt nieuw CRM systeem kiezen of doorgaan met de huidige leverancier?
Er zijn meerdere redenen waarom bedrijven besluiten op zoek te gaan naar een nieuwe ERP/CRM oplossing, het hoeft niet altijd te gaan om een efficiëntieslag of om verbetering van bedrijfsprocessen. Vooral bij bedrijven die gewend zijn aan een bepaalde werkmethodiek kan doorgaan met de huidige leverancier prevaleren boven overstappen. Soms kan de software of de versie ervan dusdanig verouderd zijn dat de vaste leverancier geen ondersteuning meer biedt. Wat doet het desbetreffende bedrijf dan? Gaat men in gesprek met de huidige leverancier of gaat men op zoek naar andere alternatieven? Het bedrijf PMB Marsaki had nu juist met deze situatie te maken en maakte in september 2014 contact met het Nederlands Kenniscentrum.
Doorgaan met Dynamics of een nieuwe CRM oplossing zien te vinden?
PMB Marsaki BV is een uit circa 15 tot 20 medewerkers bestaand full service projectmanagementbureau dat opdrachtgevers in alle fasen van vastgoed- en projectontwikkeling bijstaat. Het bedrijf ontwikkelt en begeleidt vastgoedplannen, adviseert over vastgoedzaken en verzorgt vastgoedbeheer. Marsaki heeft ervaring in visie en strategieontwikkeling, het ontwikkelen van PVE’s, projectmanagement, bouwmanagement, bouwbegeleiding en beheer bij woningbouw, onderwijshuisvesting alsmede zorg- en maatschappelijk vastgoed. De organisatie gebruikte Microsoft Dynamics maar dan een wat verouderde versie. Microsoft zou vanaf januari 2016 niet meer dit pakket ondersteunen en dus was het zaak om te kijken of er een vervangende CRM systeem nodig was of dat er voor een nieuwe versie van Dynamics kon worden gekozen.
Het softwarevraagstuk en het software selectietraject van PMB Marsaki
De nieuwe combinatie van CRM en ERP moest zoveel mogelijk geïntegreerd zijn. Het CRM gedeelte en de boekhouding moesten vanuit hetzelfde systeem te benaderen zijn. De organisatie gebruikte ook een tijdregistratie-applicatie van Microsoft en het zou mooi zijn als dat ook binnen het nieuwe pakket aanwezig zou zijn. De gemaakte uren moesten wederom per project uitgeplitst kunnen worden, ook in de toekomst. De component projectbeheer was voor de organisatie erg belangrijk, een primaire vereiste waar het nieuwe systeem op zou worden geselecteerd. Er zouden vijf werknemers fulltime mee gaan werken. De front-end van de administratie moest goed en gebruiksvriendelijk te bedienen zijn. Op advies van het Nederlands Kenniscentrum werden leveranciers als Project Partners, Afas en Clear Solutions uitgenodigd voor een gesprek. Ook werd aan de huidige Dynamics leverancier gevraagd naar nieuwe versies en wat daar voor nodig zou zijn.
Toch blijven bij Microsoft Dynamics CRM
Uiteindelijk heeft PMP Marsaki toch de keuze gemaakt om bij hun huidige leverancier te blijven. Men hebben alles naast elkaar gelegd en een investeringsopgave voorgelegd, maar de andere leveranciers kwamen flink hoger uit. Uiteindelijk is er een andere Dynamics versie binnen het bedrijf geïmplementeerd en momenteel zijn de grootste problemen waar de organisatie mee zat verholpen. Microsoft Dynamics biedt bedrijfsoplossingen zoals Customer Engagement Solutions (oplossingen voor klantrelaties) gebaseerd op CRM-software (Customer Relationship Management), en ERP-software (Enterprise Resource Planning). Microsoft Dynamics biedt ook oplossingen voor supply chain management.
Enquête HSO januari 2015 zegt iets over Microsoft Dynamics ‘gewenning’
In januari 2015 publiceerde HSO, Microsoft ERP partner en leverancier van Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM en Sharepoint, een enquête over de diverse grote ERP giganten.Van de drie partijen die werden onderzocht (waaronder SAP en Microsoft) had Microsoft Dynamics het hoogste percentage van respondenten (70%) die aangaven dat zij meer dan 40% van de geïmplementeerde modules ook daadwerkelijk gebruikten. Een reden hiervoor kan zijn is dat Microsoft Dynamics intuïtief georiënteerd is en dus gemakkelijker is om te (leren) gebruiken.
Een Microsoft ERP partner van Microsoft zal er een zeker belang bij hebben om Microsoft Dynamics positief in de schijnwerpers te zetten. Maar de belangrijkste constatering blijft overeind; als men eenmaal gewend is geraakt aan een bepaalde methodiek of user-interface, wordt het moeilijker om op een volstrekt ander CRM of ERP systeem over te stappen.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen aanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven.
Heeft u behoefte aan informatie over CRM software of heeft u vragen over de wijze waarop u een software selectietraject organiseert? Vraag ons software informatiepakket aan!